Un(e) SECRETAIRE - AGENT ADMINISTRATIF PRINCIPAL (H/F)

L'Afapei du Calaisis (Les Papillons Blancs)
Association gérant 15 établissements et services médico-sociaux, avec 800 personnes accompagnées par 500 salariés
<www.afapei.org>
Recrute :
Un(e) SECRETAIRE - AGENT ADMINISTRATIF PRINCIPAL (H/F)
en Contrat à Durée Indéterminée - temps complet
au sein du Pôle « Accompagnement Adultes-Aidants » composé :

• du Centre d'Accueil de Jour « Les Mésanges » situé à FRETHUN
• du Service d'Accueil Temporaire « Horizon » situé à FRETHUN
• de la Plateforme d'Accompagnement et de Répit « Le Répit des Aidants » située à CALAIS

Fonctions:

• Assurer l'accueil téléphonique et physique du public et des partenaires
• Assurer la réception, le traitement et l'orientation des appels, des messages téléphoniques, du courrier et des mails
• Effectuer la saisie informatique des données ; courriers, comptes rendus de réunions, rapports, projets .
• Participer à la gestion administrative, ressources humaines et budgétaire de l'établissement (tenue de caisses)
• Collecter et saisir les informations nécessaires à l'élaboration de la facturation des personnes accueillies
• Effectuer l'enregistrement des demandes d'achats, le suivi des commandes et des factures
• Veiller à la tenue des dossiers du personnel, des dossiers administratifs des personnes accueillies (aide sociale et notification MDPH) et des tableaux d'affichage
• Transmettre les informations internes et externes
• Organiser et assurer le classement et l'archivage
• Travailler en collaboration et en complémentarité avec les différents services de l'établissement, du pôle et de l'association

Profil :

• Adhésion aux valeurs associatives et au Projet Associatif
• Adhésion et participation au projet de l'établissement dans l'esprit des lois du 2 janvier 2002 et du 11 février 2005, des valeurs portées par le mouvement parental et des Recommandations des bonnes pratiques de la HAS
• Titulaire d'une expérience réussie et confirmée dans une fonction de secrétariat du secteur médico-social
• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Sens de l'accueil
• Rigueur administrative
• Sens du travail en équipe
• Capacité d'autonomie et sens de l'organisation
• Être discret et respectueux de la confidentialité, méthodique et rigoureux
• Grandes capacités relationnelles, d'écoute et de dialogue dans les rapports avec les interlocuteurs internes et externes à l'association
• Savoir s'exprimer convenablement quel que soit l'interlocuteur
• Savoir assurer les liaisons et transmissions avec les autres professionnels
• Sens des responsabilités, de la priorisation et esprit d'initiative
• Capacités d'adaptation aux situations rencontrées
• Maitrise de l'outil informatique, des logiciels office et des nouvelles technologies et savoir s'adapter aux évolutions des outils
• Disponibilité