Specjalista/ Specjalistka ds. administracyjnych w Dziale Administracyjno-Gospodarczym

Zakres obowiązków: - kompleksowa obsługa administracyjna sekretariatu oraz zapewnienie sprawnego funkcjonowania bieżących procesów organizacyjnych instytucji,

• prowadzenie korespondencji oraz nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów i informacji,
• przygotowywanie pism, umów, zestawień, raportów i innych dokumentów związanych z bieżącą działalnością instytucji,
• organizacyjne wsparcie Dyrektora i Zastępcy dyrektora, w tym koordynowanie kalendarza spotkań oraz organizacja spotkań i wyjazdów służbowych,
• prowadzenie i porządkowanie dokumentacji oraz zapewnienie jej właściwego archiwizowania,
• realizacja zadań administracyjnych związanych ze współpracą z podmiotami zewnętrznymi, instytucjami i kontrahentami,
• udział w realizacji zadań związanych z funkcjonowaniem Biuletynu Informacji Publicznej oraz elektronicznych systemów komunikacji i obiegu dokumentów,
• współpraca przy realizacji zadań z zakresu ochrony danych osobowych, kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem,
• udział w realizacji bieżących zadań organizacyjnych i administracyjnych instytucji,

zapewnienie sprawnej komunikacji z pracownikami, współpracownikami oraz podmiotami zewnętrznymi,

• prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi (ZP), w tym planowanie, aktualizacja oraz obsługa dokumentacji i systemów w zakresie zamówień publicznych,
• prowadzenie Centralnego Rejestru Umów (CRU) jednostki, w tym bieżąca ewidencja i aktualizacja danych dotyczących zawieranych umów.

• Szczegóły oferty: <https://planetarium.olsztyn.pl/oferty-pracy_>
• Godziny pracy: 7:00-15:00

Wymagania

• wykształcenie: wyższe (w tym licencjat) - konieczne
• pozostałe: Wymagania konieczne:

• wykształcenie wyższe, mile widziane wykształcenie kierunkowe ( <m.in> . związane z administracją, prawem),
• dobra znajomość języka angielskiego,
• doświadczenie w pracy administracyjnej, biurowej lub sekretarskiej,
• dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność samodzielnego ustalania priorytetów,
• umiejętność sprawnego redagowania pism, korespondencji i innych dok