CDD: Chargé-e de mission d'accompagnement des équipes

Rejoignez la Direction du Numérique et de la Stratégie de l'Innovation en tant que Chargé-e de mission d'accompagnement des équipes. Vous serez responsable de la coordination des activités transverses, de l'acculturation et de l'animation du collectif. Vous assurerez également l'accueil et l'organisation des événements, le bon fonctionnement de la direction, la mise en place des dispositifs d'acculturation et l'accompagnement des équipes.

• Assurer un rôle de coordination et d'appui au fonctionnement de la direction, de mise en œuvre et d'animation de dispositifs destinés à accompagner les équipes.
• Gérer, coordonner les agendas, la préparation des rendez-vous et des réunions, et assurer le suivi des courriers.
• Mettre en place et opérer les dispositifs d'acculturation, organiser les dispositifs d'acculturation et temps d'échange.

Accueil et animation

La Chargée/Le Chargé de mission est en charge du bon accueil des personnes, et de l'organisation des événements et du quotidien à la Direction du Numérique et de la Stratégie de l'Innovation. Elle/Il doit notamment assurer :

• L'accueil physique et téléphonique, ainsi que le maintien de conditions d'accueil et d'espaces de travail adaptés,
• La gestion de l'approvisionnement courant (fournitures, café, etc.),
• La coordination logistique des événements et des temps d'animation du collectif (cocktails, plénières, plateaux-repas, accueil café etc.) avec commandes, la réservation des espaces et préparation technique,
• L'accueil des nouveaux arrivants (badge, comptes informatiques, kits de démarrage),
• Un support à l'aménagement des espaces de travail,
• L'organisation du collectif (calendrier des congés, animation du SharePoint, Agenda de la semaine).

Organisation/assistanat

La Chargée/Le Chargé de mission assure les tâches qui concourent au bon fonctionnement de la direction. Elle/Il doit notamment :

• Gérer, coordonner les agendas, la préparation des rendez-vous et des réunions par la constitution des dossiers correspondants, pour le directeur de la DNSI et autres directions,
• Trier, transmettre et assurer le suivi des courriers,
• Créer et administrer le Sharepoint pour centraliser et documenter les fichiers et ressources non confidentielles des membres du CoDir (études, veille, présentations, etc.),
• Coordonner la circulation des informations au sein des directions,
• Organiser les missions et déplacements des directeurs,
• Assurer le suivi des remboursements de frais et factures en lien avec le pôle gestion.

Acculturation

La Chargée/Le Chargé de mission met en place et opère les dispositifs d'acculturation (avec la DMO)

• Organisation des dispositifs d'acculturation et temps d'échange (BBL, meetup et cafés du numérique ...),
• Prise en charge des arrivants dans un parcours d'"Onboarding" et organisation des "welcome days",
• Accueil et accompagnement des stagiaires.

Accompagnement

• En soutien de la DMO, la Chargée/le Chargé de mission participe à l'accompagnement des équipes pour améliorer leur fonctionnement en concevant et animant des séminaires, ateliers.
• Elle/Il participe aux cadrages et aux rituels agiles (rétrospectives, Communautés de Pratique, Cursus Produit, etc.).
• Elle/Il coordonne ou pilote des projets transverses impliquant plusieurs équipes ou directions.