OSOBA NA STANOWISKO POMOC ADMINISTRACYJNA

Zakres obowiązków: 1) Obsługa sekretariatu.

1. Dbałość o funkcjonalność, porządek i estetykę sekretariatu oraz gabinetu Burmistrza Gminy Żukowo i Zastępcy Burmistrza Gminy Żukowo.
2. Organizowanie narad Burmistrza.
3. Organizowanie spotkań Burmistrza z mieszkańcami Gminy.
4. Prowadzenie korespondencji Burmistrza i Zastępcy Burmistrza.
5. Prowadzenie kroniki Gminy Żukowo.
6. Łączenie rozmów telefonicznych.
7. Odbieranie pism, w tym skarg i wniosków wnoszonych drogą elektroniczną <[email hidden]> , <[email hidden]> lub <[email hidden]> (e-mail) oraz zwrotne potwierdzenie ich złożenia, jeżeli zażąda tego wnioskodawca.
8. Obsługa elektronicznego obiegu dokumentów Burmistrza oraz Zastępcy Burmistrza w zakresie załatwianych przez nich spraw.
9. Wystawianie poleceń wyjazdów służbowych pracowników oraz prowadzenie rejestru wystawianych poleceń wyjazdów służbowych pracowników, a także powiadamianie pracownika ds. kadr o każdorazowym wystawionym poleceniu.
10. Prowadzenie ewidencji codziennych wyjść pracowników w godzinach pracy i w tym zakresie bieżąca współpraca z pracownikiem ds. kadr.
11. Sporządzanie kondolencji oraz zleceń.
12. Zamawianie okazjonalnych wiązanek i kwiatów, artykułów spożywczych.
13. Archiwizowanie dokumentacji własnej, Burmistrza Gminy Żukowo, Zastępcy Burmistrza.
14. Przygotowywanie odpowiedzi, zestawień, materiałów informacyjnych, sprawozdawczych i statystycznych oraz raportów z zakresu spraw związanych z zajmowanym stanowiskiem pracy.
15. Sporządzanie projektów odpowiedzi na interpelacje, zapytania i wnioski radnych Rady Miejskiej w Żukowie, sołtysów, wnioski komisji Rady Miejskiej w Żukowie oraz organów wykonawczych jednostek pomocniczych.
16. Odbieranie pism otrzymanych drogą elektroniczną, w tym e-mail i udzielanie odpowiedzi na nie.
17. Obsługa elektronicznego obiegu dokumentów w zakresie realizowanych spraw.
18. Wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa określonych w ustawach, w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy w Żukowie, Regulaminie Pracy oraz