Assistenz der Geschäftsführung at Brandenburgische

About The Role

Brandenburgische Ingenieurkammer | Potsdam
Sie behalten Termine und Aufgaben im Blick, organisieren gern und kommunizieren freundlich und verbindlich? Dann freuen wir uns auf Ihre Unterstützung in unserer Geschäftsstelle.
Die Brandenburgische Ingenieurkammer (BBIK) sucht zum 01.12.2026 eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d).
Als zentrale Ansprechperson unterstützen Sie die Geschäftsführung, organisieren den Büroalltag und begleiten die Arbeit unserer ehrenamtlichen Gremien.

Assistenz und Büroorganisation

organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie Terminplanung und Pflege des Teamkalenders
Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Korrespondenz und Unterlagen
Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Betreuung des zentralen E-Mail-Postfachs
Empfang und Betreuung von Gästen, Annahme von Telefonaten und Weiterleitung von Anliegen
Abstimmung und Organisation notwendiger Vertretungen innerhalb des Teams
Vorbereitung von Dienstreiseaufträgen

Gremienarbeit und Sitzungsmanagement

organisatorische Vor- und Nachbereitung der Vorstandssitzungen und Vertreterversammlungen einschließlich Einladungen, Sitzungsunterlagen und Protokollführung
Auswertung von Protokollen und Berichten aus der Kammer- und Gremienarbeit, der Bundesingenieurkammer sowie von Dienstreisen im Hinblick auf relevante Informationen und Handlungsbedarf
Weiterleitung von Beschlüssen und daraus resultierenden Aufgaben an die zuständigen Mitarbeitenden in Abstimmung mit der Geschäftsführung
Bereitstellung der Protokolle im internen Bereich der Website
Pflege der Mitgliederübersichten von Gremien und Ausschüssen sowie Organisation der zugehörigen Kommunikation

Mitgliederbetreuung und Veranstaltungen

Organisatorische Betreuung der regionalen Beratungsstellen
Vorbereitung und Begleitung regionaler Mitgliederversammlungen, des BBIK-Dialogs und weiterer Veranstaltungen
Pflege von Kontaktdaten in der Mitgliederverwaltung

Organisation der Geschäftsstelle

Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Besorgungen für die Geschäftsstelle
Verwaltung und Vorbereitung der Besprechungsräume einschließlich Bewirtung sowie Sicherstellung von Ordnung, Sauberkeit und erforderlichen Hygienemaßnahmen
Betreuung von Bibliothek und Archiv

Das bringen Sie mit

eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
idealerweise Erfahrung in der Assistenz, im Sekretariat oder in der Büroorganisation
eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise sowie Freude an organisatorischen Aufgaben
sehr gute Deutschkenntnisse und Sicherheit beim Verfassen von Schreiben und Protokollen
einen sicheren Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und die Bereitschaft, sich in unsere Verwaltungsprogramme einzuarbeiten
ein freundliches, verbindliches Auftreten, Teamgeist und einen serviceorientierten Umgang mit Mitgliedern, Ehrenamtlichen und Gästen
Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen

Das erwartet Sie

eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit eigenem Aufgabenbereichmit und direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
enger Kontakt zu Mitgliedern, Gremienvertretern und Kooperationspartnern
kurze Entscheidungswege und Raum, organisatorische Abläufe mitzugestalten
Vollzeit/Teilzeit mit mindestens 30 Wochenstunden
Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, flexible Arbeitszeiten
ein zunächst is zum 31. Mai 2028 befristetes Arbeitsverhältnis. Bei erfolgreicher Zusammenarbeit besteht die Perspektive auf eine unbefristete Weiterbeschäftigung

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung an <[email hidden]> .