Chargé/Chargée de scolarité du bureau du premier cycle des études (H/F)

1. Accompagnement des étudiants dans leur scolarité :

• Accompagner les étudiants : accueil physique et téléphonique, gestion des mails et des tickets d'assistance GLPI
• Répondre aux questions des étudiants au sujet de leur scolarité
• Dialoguer, conseiller et instaurer des relations de confiance et de soutien avec les étudiants
• Collecter, centraliser et administrer les données nécessaires au suivi des étudiants tout au long de leurs cursus
• Assister les étudiants dans les inscriptions administratives et délivrer les cartes étudiantes
• Gérer les différents actes administratifs liés aux études et les orienter vers les interlocuteurs internes spécifiques (cellule Handicap, gestionnaire mobilité internationale, .)
• Suivre les étudiants à statuts particuliers

1. Accompagnement des enseignant(e)s dans la mise en œuvre de leurs formations :

Organiser les demandes de reprographie ; les examens dématérialisés sur la plateforme UNESS

Réserver les salles de cours

Aider à la correction des QCM et à la saisie des notes

Aider à l'organisation des examens : préparation des salles, planification, recrutement des surveillants, informations aux étudiants, centralisation des sujets, des copies et des notes

1. Support administratif et logistique à la mise en œuvre des formations :

• Assurer le bon déroulement du programme sur les plans logistique, administratif et relationnel, dans le respect des procédures sur l'activité de scolarité
• Réaliser, contrôler et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques
• Etablir et gérer les emplois du temps, en collaboration avec les responsables de cours
• Participer à la modélisation de l'offre de formation dans l'outil de l'établissement
• Créer les maquettes pour les procès-verbaux d'examen et pour les relevés de notes
• Elaborer les documents préparatoires à la constitution des jurys et préparer les calendriers de jury et les convocations ; gérer le suivi des jurys et des délibérations
• Organiser l'archivage des différents documents en fonction des dates de conservation règlementaire
• Contribue aux actions de communication et des évènements de l'UFR

1. Amélioration Continue :

• Participer à l'ensemble des démarches d'amélioration continue
• Contribuer à paramétrer les outils liés à la Scolarité
• Faire remonter les indicateurs de suivi
• Exprimer les nouveaux besoins et proposer des solutions
• Contribuer à la garantie du respect de la réglementation et des procédures

Vous possédez

L'organisation générale et le fonctionnement d'un Etablissement d'enseignement supérieur

Vous maitrisez

• Les régimes pédagogiques, maquettes et MCC et leurs évolutions
• Les réglementations liées à la scolarité et à l'accueil du public en général
• Les outils de bureautique Pack Office ; l'utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité

Vous êtes en capacité

• De faire preuve d'autonomie, d'organisation, de polyvalence et d'adaptabilité
• D'accueillir et accompagner les usagers
• Rémunération contractuels (hors variables) : à partir de 1 538,46 € nets (avant PAS), selon profil
• Congés : 45 jours de congés annuels
• Télétravail : 2 jours/semaine
• Prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail
• Prise en charge partielle des frais de mutuelle
• Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié
• Billetterie loisirs et sorties à tarifs préférentiels