Procurement Officer

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO CRS

Título del puesto: Especialista de Adquisiciones (Hub)

Reporta a: Gerente de Adquisiciones

Departamento: Cadena de Suministros

Banda salarial: 6

Resumen del puesto

El Especialista de Adquisiciones es responsable de coordinar las actividades y procesos de adquisiciones locales para obtener bienes y servicios en apoyo a la implementación de programas de alta calidad dirigidos a las personas pobres y vulnerables. La persona en el puesto aprovecha sus conocimientos y experiencia para coordinar exitosamente la calidad y eficiencia de las actividades de adquisiciones y compras, y asegurar la administración responsable, integridad, transparencia y rendición de cuentas.

Funciones y responsabilidades clave

• Coordinar sistemas y procedimientos operativos de adquisiciones plenamente conformes para el Guatemala, México y Nicaragua, evaluando su efectividad y eficiencia y recomendando mejoras. Contribuir a asegurar el cumplimiento de los principios, normas y políticas de adquisiciones de CRS, las regulaciones de los donantes y los requisitos legales locales.
• Colaborar con diversos departamentos de programas para desarrollar y mantener un plan de adquisiciones actualizado que incluya todos los requisitos necesarios, tales como cantidades, calidad, requisitos de entrega, entre otros, para bienes y servicios. Proporcionar información de precios para apoyar a los responsables de presupuesto en la preparación presupuestaria.
• Coordinar el proceso de búsqueda y selección de proveedores para asegurar la mejor relación calidad-precio. Las actividades clave incluyen evaluaciones de mercado y monitoreo de precios, definición de criterios de evaluación de proveedores, facilitación de procesos transparentes y consistentes de licitación y selección de proveedores, evaluación de la calidad y disponibilidad de bienes, y preparación de contratos u órdenes de compra.
• Comunicarse con otro personal de adquisiciones y con diversas unidades de programas y operaciones para coordinar y dar seguimiento a la entrega y recepción de bienes y servicios, y mantener a todas las partes informadas sobre el estado. Recopilar información para confirmar que los bienes, servicios entregados corresponden a lo solicitado en las cantidades y calidad correctas, que llegan según lo programado y al costo adecuado.
• Mantener correspondencia y contacto constante con proveedores y proveedores de cupones para dar seguimiento a la ejecución de los términos y condiciones contractuales, y gestionar cualquier asunto que sea necesario. Monitorear e informar sobre el desempeño de los proveedores, identificando problemas actuales o potenciales e ineficiencias, y apoyar en las modificaciones de contratos u órdenes de compra.
• Monitorear los acuerdos contractuales y coordinar con proveedores o contratistas el estado de los proyectos o servicios. Proporcionar regularmente informes de avance a la Gerencia de Adquisiciones.
• Responsable de asegurar la transparencia dentro del departamento de adquisiciones mediante una documentación completa, precisa y actualizada de todos los procesos de adquisiciones, expedientes de proveedores y bases de datos de adquisiciones e inventario, para apoyar el control y la rendición de cuentas. Preparar informes y facilitar la recuperación de documentos en caso de discrepancias en las entregas.

Requisitos básicos

• Licenciatura en Administración de Empresas o experiencia equivalente.
• Mínimo 2 años de experiencia laboral en gestión de adquisiciones/compras.

Requisitos deseables

• Experiencia en una organización internacional.
• Conocimiento de evaluaciones de mercado.
• Experiencia con Oracle ERP u otro sistema de gestión de adquisiciones.

Conocimientos, habilidades y capacidades

• Comprensión de los principios de adquisiciones, negociación de contratos y gestión de proveedores.
• Dominio de los paquetes de MS Office.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, incluso a través de Outlook y Teams. Capacidad de respuesta y actitud proactiva en un entorno de trabajo remoto.
• Buen conocimiento de las regulaciones de adquisiciones de diversos donantes (por ejemplo, UE, ONU).
• Conocimiento de regulaciones internacionales y nacionales de adquisiciones y de las condiciones del mercado local.
• Conocimiento de términos contractuales, así como capacidad comprobada para completar exitosamente órdenes de compra conforme a especificaciones.
• Buenas habilidades de planificación y coordinación, y capacidad para priorizar eficazmente prioridades contrapuestas.
• Buenas habilidades analíticas y capacidad para tomar decisiones dentro del alcance de la orientación definida y las expectativas de la agencia.
• Persona proactiva, orientada a resultados y al servicio, con enfoque en satisfacer las necesidades del cliente.

• Idiomas deseables : Inglés
• Viajes : Debe tener disposición y capacidad para viajar hasta un 15%, según las necesidades del programa de país.
• Responsabilidades de supervisión: Ninguna