Executive Assistant CEO & Geschäftsleitung (m/w/d) 80–100 %

Die Avosano Gruppe ist ein Schweizer Unternehmen und positioniert sich in den Bereichen Pharmagrosshandel und Pharma-Prewholesale mit effizienten, qualitativ hochstehenden und innovativen Services entlang der Pharma Supply Chain in der gesamten Schweiz. Die Avosano Gruppe beschäftigt mit den zwei Tochterunternehmen Avosano AG (Pharmagrosshandel) und Avosano Industrie Service AG (Pharma-Prewholesale) an 3 Standorten insgesamt 650 Mitarbeitende.

An unserem Standort in Niederbipp suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/n

Executive Assistant CEO & Geschäftsleitung (m/w/d) 80–100 %

Die Herausforderungen, denen du dich stellen wirst

• Eigenverantwortliche Führung der Kalender des CEO und der GL-Mitglieder – Terminvereinbarung, -bestätigung und -verschiebung sowie Priorisierung nach Dringlichkeit
• Kontrolle und Erfassung der Spesenabrechnungen der GL-Mitglieder
• Planung, Organisation und Koordination des jährlichen Sitzungskalenders der Geschäftsleitung inkl. Führung des Beschlussprotokolls, Pendenzenmanagement und Statusberichterstattung an den CEO
• Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Anträgen und Präsentationen für GL- und Verwaltungsratssitzungen sowie Verwaltung und vertrauliche Ablage der GL-Dokumente
• Planung und Durchführung interner und externer Anlässe von A bis Z (z. B. Kaderanlässe) sowie Empfang und Betreuung von Gästen der Geschäftsleitung als Repräsentation des Unternehmens gegenüber Kunden, Partnern und Behörden
• Eigenständige Koordination und Mitarbeit in unterschiedenen bereichsübergreifenden GL-Projekte.

Was dich von anderen unterscheidet

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation; Weiterbildung als Direktionsassistent:in mit eidg. Fachausweis, HF-Abschluss in Betriebswirtschaft oder vergleichbare Weiterbildung von Vorteil
• 3–7 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, davon mindestens 2 Jahre auf Geschäftsleitungs- oder Direktionsebene
• Stilsicheres Deutsch (Muttersprache oder Niveau C2) sowie verhandlungssicheres Französisch (mind. Niveau C1) für schriftliche Korrespondenz & Telefonate, Englisch von Vorteil
• Sehr versierter Umgang mit MS Office 365 & Erfahrung mit digitalen Kollaborations- und Sitzungstools
• Ausgeprägtes Organisationstalent und vorausschauende, exakte und strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch – auch unter Zeitdruck
• Absolute Diskretion und Loyalität sowie hohe Dienstleistungsorientierung, Flexibilität und Belastbarkeit sowie Souveränes, gewinnendes und verbindliches Auftreten gegenüber Verwaltungsrat, Kunden, Partnern und Mitarbeitenden sowie Selbständigkeit und gesundes Urteilsvermögen
• Reisebereitschaft an allen drei Standorten (ca. 2-3 Mal pro Monat).

Warum du dich uns anschliessen solltest

• Ein Arbeitsumfeld mit Drive: Modern, dynamisch und abwechslungsreich – hier erwarten dich Aufgaben, die dich fordern, motivieren und täglich neue Perspektiven eröffnen.
• Nicht nur mitlaufen, sondern direkt gestalten: Mit AvosanoIdee kannst du eigene Vorschläge einbringen, Verbesserungen realisieren und den Arbeitsalltag effizienter und sicherer gestalten.

Und das Beste: Dein Engagement wird honoriert.

• Ein Team, das miteinander wächst: Du arbeitest mit engagierten Kolleginnen und Kollegen zusammen – unterstützt von einem Management, das deine Weiterentwicklung ernst nimmt und fördert.
• Zeit für dich: Mindestens 5 Wochen Ferien – plus die Möglichkeit für unbezahlten Urlaub, wenn du zusätzliche Auszeit brauchst.
• Komfort im Arbeitsalltag: Kostenloser Parkplatz direkt vor der Tür sowie eine Cafeteria mit Mittagessen zu fairen Mitarbeitendenpreisen.
• Mehr drin für dein Shopping-Budget: Rabatte auf unser Grosshandelssortiment sowie Vorteile bei ausgewählten Partnern.

Gehen wir den nächsten Schritt gemeinsam. Wir freuen uns auf deine Bewerbung.