Chief of Staff (H/F)

DESCRIPTION DE LA MAISON

Au coeur d'un domaine d'exception de 62 hectares, le Château de Fonscolombe, hôtel et propriété viticole incarne l'art de vivre provençal dans un cadre historique unique, à quelques minutes d'Aix-en- Provence. Ce Relais & Châteaux 5 étoiles, dispose de 50 chambres et suites élégantes et offre une expérience unique articulée autour de deux univers de restauration complémentaires : La Table de l'Orangerie, restaurant étoilé, véritable signature gastronomique du Château, et Le Temps Suspendu, restaurant à l'esprit convivial mettant à l'honneur les saveurs de la Provence. Le parc classé de 12 hectares propice à la contemplation et à la détente et le vignoble de 50 hectares participent pleinement à l'identité et à l'expérience oenotouristique de la Maison. Les moments de fraicheur à la piscine, les balades à vélo, les cours de yoga, les jeux pour enfants enrichissent les séjours de nos hôtes, entre Provence et Lubéron, dans cette maison où le temps suspend son vol.

RAISON D’ÊTRE DU POSTE

Rejoindre le Château de Fonscolombe, c'est intégrer un projet ambitieux et stimulant, au coeur d'une Maison Relais & Châteaux en pleine dynamique de développement. Aux côtés de Céline de Labrousse, General Manager Hospitality, partagez son énergie et sa vision d’entreprendre. Vous serez un véritable partenaire de confiance, impliqué dans des sujets à 360°, mêlant stratégie excellence opérationnelle, innovation et développement. Ce poste offre une opportunité unique de contribuer activement au rayonnement du Château et de participer à l'écriture de son prochain chapitre. Personne de confiance, vous travaillez en maillage étroit avec l'ensemble des équipes du Château (Hébergement, Restauration : La Table de l'Orangerie et Le Temps Suspendu, Spa & Bien-être, Événements & Séminaires, Technique, RH, Revenue Management, Commercial) et développez une vue d'ensemble du déploiement de la stratégie de la maison. Vous coordonnez les différents projets et la diffusion des informations au sein de l'établissement, en lien avec le siège de 2L Collection.

STRUCTURATION & CONFORMITÉ RÉGLEMENTAIRE

• Accompagner la structuration des processus de l'établissement afin de garantir la conformité aux exigences réglementaires et aux standards de qualité de la Maison ;
• Piloter la mise en place, le déploiement et le suivi des démarches de conformité, notamment les obligations RH, les plans HACCP, les procédures QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement) et tout autre dispositif réglementaire applicable à l'activité hôtelière et de restauration ;
• Coordonner les différents services concernés dans la formalisation, la mise à jour et le suivi des procédures opérationnelles, en veillant à leur bonne appropriation par les équipes ;
• Assurer une veille sur les évolutions réglementaires et accompagner la mise en conformité des pratiques de l'établissement.

APPUI STRATÉGIQUE, GOUVERNANCE ET STRUCTURATION DU CHÂTEAU

• Faciliter la planification et l'exécution des priorités de la Directrice, en veillant à l'alignement entre les objectifs globaux du Château de Fonscolombe et ceux de la Collection ;
• Suivi et coordination du plan stratégique « Ambition 2028 » du Château de Fonscolombe ;
• Analyser et suivre la performance des différents départements et services (Hébergement, Restauration, Spa, Événements, Technique, Ressources Humaines, Revenue Management, Commercial) au travers d'indicateurs qualitatifs et quantitatifs, afin d'en dégager des axes d'amélioration et d'en assurer une synthèse régulière pour la Direction ;
• Soutien éventuel aux services : aide pour structurer les priorités et les accompagner si besoin sur des projets ad-hoc ;
• Préparer les éléments clés des notes / documents / comptes rendus destinés à la Direction du Château et/ou au siège ;
• Préparer des présentations, rapports et notes d'information en amont des réunions internes et externes ;
• Soutenir le processus de budgétisation/ business plan du Château.

PERFORMANCE : EXCELLENCE OPÉRATIONNELLE

• Assurer le suivi et l'amélioration des processus internes en soutien des standards définis, pour garantir une efficacité optimale des prestations ;
• Évaluation et suivi de l'efficacité opérationnelle et mise en place des process manquants pour la garantir.

GESTION DE PROJET AU QUOTIDIEN

• Piloter des projets transverses, en assurant une coordination sans faille entre les équipes du Château et la Direction. Par exemple : Pilotage de projets de développement de nouvelles offres (privatisations, offre oenologique, activités bien-être), du cadrage à la mise en marché en coordination avec les équipes commerciales du siège ;
• Pilotage des actions de notoriété de l'établissement (relations presse, partenariats, visibilité digitale) en coordination avec les équipes marketing du siège ;
• Digitalisation des actions du Château grâce à l'IA pour gagner en efficacité, dans l'ensemble des services ;
• Piloter le suivi des plans d’actions en cours par département ;
• Être engagé(e), avec l’aide de la Direction, sur l’étude analytique afin de définir et appliquer les leviers de performances.

REPRÉSENTATION & COMMUNICATION

• Être le représentant de la Direction au service du collectif, en favorisant l'alignement et la collaboration entre les services pour plus d'efficacité ;
• Être l'interlocuteur de référence entre les équipes du Château de Fonscolombe et la Direction, facilitant la communication et le partage des connaissances.
• Contribuer à l’unité en créant du liant et en impulsant la vision « un projet, une équipe ».

Cette liste n'est pas exhaustive et n'est donnée qu'à titre indicatif. Le collaborateur pourra être amené à réaliser toute activité permettant de remplir la mission générale du poste.

SPÉCIFICITÉS DU POSTE

• Poste à temps complet, basé au Château de Fonscolombe.
• Flexibilité horaire indispensable en fonction de l'activité de l'établissement.

COMPÉTENCES & QUALITÉS REQUISES

• Excellente connaissance du fonctionnement opérationnel d'un établissement hôtelier haut de gamme, acquise au sein d'un environnement hôtelier de standing (idéalement Relais & Châteaux ou hôtellerie de luxe), avec une vision transverse des métiers de l'hôtellerie-restauration et une capacité à interagir efficacement avec l'ensemble des équipes ;
• Très grande rigueur, sens du détail, organisation, réactivité, capacité à prioriser et à anticiper ;
• Gestion simultanée de plusieurs projets et capacité à être « multi-tâches » ;
• Autonomie, flexibilité, adaptabilité, agilité et grande capacité de travail ;
• Esprit analytique, capacité de synthèse, approche factuelle et ouverture d'esprit ;
• Excellent sens du travail en équipe, qualités relationnelles, pédagogie et diplomatie ;
• Sens du service client, en cohérence avec les standards d'excellence Relais & Châteaux ;
• Intérêt pour les nouvelles technologies et sens de l'innovation ;
• Sens de la confidentialité et de la discrétion ;
• Humilité, loyauté et sens des responsabilités envers la Société ;
• Maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères, à l'oral comme à l'écrit.

CDD 12 mois à pourvoir dès à présent - S alaire : 35 000 € - 50 000 € annuel brut