About The Role

Wir suchen einen Mitarbeiter Entgeltabrechnung / Payroll Administration (m/w/d) für unsere Firmenzentrale in Gelsenkirchen.

Ziel der Funktion

Als Mitarbeiter Entgeltabrechnung / Payroll Administration (m/w/d) sind Sie für die korrekte und termingerechte Vorbereitung, Kontrolle und administrative Begleitung der Entgeltabrechnung verantwortlich. Sie bilden die Schnittstelle zwischen den Mitarbeitenden, den operativen Abteilungen, HR und dem externen Payroll-Dienstleister. Sie sorgen dafür, dass Personalstammdaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und abrechnungsrelevante Änderungen vollständig und korrekt in unseren Systemen erfasst und verarbeitet werden.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Vorbereitung und Kontrolle

Vorbereitung und administrative Begleitung der monatlichen Entgeltabrechnung
Erfassung und Kontrolle aller abrechnungsrelevanten Änderungen
Prüfung von Arbeitszeiten, Überstunden, Zuschlägen, Spesen und sonstigen Vergütungsbestandteilen
Durchführung der Stundenkontrolle und Klärung festgestellter Abweichungen
Kontrolle der Abrechnungsergebnisse und Weiterleitung von Korrekturen an Infoniqa
Überwachung der monatlichen Payroll-Termine und Einhaltung der vereinbarten Fristen
Unterstützung bei Korrekturabrechnungen sowie Ein- und Austrittsabrechnungen

Personaladministration

Erfassung neuer Mitarbeitender sowie Pflege und Aktualisierung von Personalstammdaten
Verarbeitung von Eintritten, Austritten und Vertragsänderungen
Erfassung beziehungsweise Kontrolle von Änderungen bei Arbeitszeit, Vergütung, Bankverbindung, Steuer- und Sozialversicherungsdaten
Prüfung der Vollständigkeit der für die Entgeltabrechnung erforderlichen Unterlagen
Pflege der digitalen und, soweit erforderlich, physischen Personal- und Abrechnungsunterlagen

Arbeitszeit und Abwesenheiten

Kontrolle der erfassten Arbeits- und Abwesenheitszeiten
Prüfung der Urlaubsbuchungen
Abstimmung und Klärung von Differenzen zwischen den verschiedenen Systemen
Durchführung beziehungsweise Überwachung der AU-Abfragen
Verarbeitung von Krankmeldungen und sonstigen Fehlzeiten
Abstimmung unklarer oder fehlender Zeitbuchungen mit Mitarbeitenden und Führungskräften

Kommunikation und Service

Ansprechpartner für Mitarbeitende und Führungskräfte bei Fragen zur Entgeltabrechnung, Arbeitszeit und zu Abwesenheiten
Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen und E-Mails
Beantwortung allgemeiner abrechnungsbezogener Fragen
Weiterleitung komplexer lohnsteuer- oder sozialversicherungsrechtlicher Fragestellungen an unseren Dienstleister beziehungsweise die zuständigen Fachstellen
Nachverfolgung offener Anfragen und Tickets bis zur vollständigen Klärung
Zusammenarbeit mit HR, Finance, Controlling und den operativen Abteilungen

Zusammenarbeit Payroll-Dienstleister

Vollständige und termingerechte Übermittlung der monatlichen Payroll-Mutationen
Prüfung und Nachverfolgung der übermittelten Anfragen und Tickets
Kontrolle, ob vereinbarte Aufgaben, Abfragen und Korrekturen vollständig durchgeführt wurden
Dokumentation und Eskalation von Abweichungen oder nicht fristgerecht bearbeiteten Vorgängen
Abstimmung über besondere Abrechnungsfälle und erforderliche Folgemaßnahmen

Unser Angebot

Eine sichere Anstellung in einem wachsenden Familienunternehmen
Eine fundierte Einarbeitung sowie ein eigenverantwortlicher Aufgabenbereich
Ein kollegiales Betriebsklima, flache Hierarchien und Freiraum zur Mitgestaltung an Prozessen und Weiterentwicklungen
Für diese Position ist eine Einstiegs-Gehaltsspanne von 40.800 €/brutto bis 48.000 €/brutto pro Jahr vorgesehen – abhängig von Ihrer Erfahrung und Ihren Qualifikationen