About The Role

SkyNet Worldwide S.L. busca incorporar una persona para el puesto de Executive Assistant & Office Manager – Coordinación en nuestra oficina de Barcelona (08902).

Buscamos un perfil multidisciplinar, organizado y resolutivo, con capacidad para coordinar diferentes áreas de soporte interno, gestionar prioridades y colaborar directamente con el Responsable de Administración y el Comité de Dirección.

Principales funciones

Coordinación

Coordinar las diferentes áreas de soporte integradas en Coordinación: Office Management, Recursos Humanos, Marketing/Asistencia Comercial y otras funciones administrativas transversales.

Organizar prioridades, calendarios, cargas de trabajo y tareas recurrentes.

Realizar seguimiento de proyectos y asegurar el cumplimiento de plazos y acciones pendientes.

Detectar necesidades de mejora y colaborar en la implantación de nuevos procesos y herramientas.

Asistencia a Dirección

Dar soporte al Responsable de Administración y al Comité de Dirección.

Organización y coordinación de reuniones, agendas y viajes.

Preparación de documentación, informes y análisis para reuniones y toma de decisiones.

Elaboración de actas y seguimiento de acuerdos y puntos de acción.

Coordinación con diferentes departamentos de la compañía, garantizando una comunicación fluida y confidencial.

Office Management

Supervisar el correcto funcionamiento de la oficina y sus necesidades habituales.
Coordinar proveedores, suministros, mantenimiento y logística de los espacios de trabajo.
Organizar reuniones, eventos internos, actividades corporativas y participación en ferias o eventos externos.
Mantener actualizados procedimientos y documentación relacionada con el funcionamiento de la oficina.
Recursos Humanos y procedimientos internos
Coordinar determinadas tareas administrativas de RRHH: documentación de empleados, archivo físico y digital, vacaciones y actualización de información en el ERP.
Colaborar en procesos de selección e incorporación de personal.
Mantener actualizados procedimientos y documentación de las áreas bajo su coordinación.
Apoyar y formar a nuevas incorporaciones en procesos, herramientas y métodos de trabajo.
Garantizar la continuidad de las tareas ante ausencias o necesidades puntuales.
Proyectos y mejora continua
Participar o liderar proyectos internos asignados al Departamento de Administración.
Desarrollar y mejorar procedimientos, sistemas de seguimiento y herramientas de gestión.
Preparar análisis y reporting periódico o a demanda.
Colaborar transversalmente con otros departamentos y áreas de la compañía.

Requisitos

Formación mínima de Grado Medio o Superior.
Experiencia previa en funciones de coordinación, supervisión de equipos o gestión de áreas administrativas.
Nivel de inglés mínimo B2. No es necesaria certificación, aunque se realizará prueba de nivel.
Castellano nativo y catalán fluido.
Buen manejo de Excel, especialmente para seguimiento, análisis y elaboración de informes.
Experiencia trabajando con ERP y herramientas de gestión administrativa.
Se valorará especialmente experiencia con Odoo y herramientas de análisis como Power BI.
Capacidad de organización, liderazgo, comunicación y resolución de problemas.
Capacidad para trabajar con información confidencial y coordinar diferentes prioridades simultáneamente.

Condiciones

Ubicación: Hospitalet de Llobregat, zona Gran Vía 2, Barcelona (08902).
Modalidad: Presencial.
Jornada: Completa.
Horario: Entrada entre las 09 y las 09:30 y salida entre las 18:00 y las 18:30 (pausa de 1h al mediodía).
Incorporación: Indefinida con periodo de prueba.