About The Role

Accueil physique des visiteurs et gestion des appels téléphoniques entrants.
Gestion complète du courrier entrant : tri, validation Direction, scan, diffusion et classement numérique et physique.
Gestion du courrier sortant : affranchissement, inscription en recommandé avec ou sans accusé de réception, tenue du carnet des recommandés et suivi Track & Trace.
Gestion des colis entrants et sortants.
Distribution des mails entrants (boîte « Contact ») aux destinataires concernés et archivage numérique des documents annexes, si nécessaire.
Gestion des réservations de salles de réunion, mise à jour du planning et tenue des salles de réunion.
Tenue des dossiers administratifs et fournitures en Réception.
Enregistrement des bulletins météo (2x/jour).
Divers travaux administratifs spécifiques relatifs aux chantiers, à la demande (impressions, plastifications).
Étiquetage des dossiers à archiver et mise à jour du plan de classement sur Excel du local Archives.
Commande des cartes de visite des collaborateurs (sur demande).
Gestion des cartes de stationnement des collaborateurs (Ville de Luxembourg, communes, etc.).
Encodage divers bons de chantier (livraison, commande, etc.) pour les besoins des responsables techniques
Aide au secrétariat pour diverses tâches administratives
Expérience confirmée de minimum 3 ans dans une fonction similaire
Maîtrise parfaite du français, tant à l'oral qu'à l'écrit
Maîtrise du luxembourgeois ou de l'allemand à l'oral
La connaissance du portugais constitue un atout
Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités
Sens aigu de la discrétion et du respect de la confidentialité
Présentation soignée et attitude professionnelle en toutes circonstances
Aisance avec les outils informatiques courants (Microsoft Office, messagerie électronique, etc.)