Especialista de Soporte - Santiago - Chile

Departamento de Propiedades

Brinda apoyo administrativo relacionado con la preparación, gestión, análisis y medición del desempeño del plan anual de instalaciones de centros de reuniones (meetinghouses) del Área, que incluye los presupuestos de proyectos de Renovación y Mejoras (R&I) y de Operación y Mantenimiento (O&M) para toda el Área.

Proporciona soporte para el uso de herramientas de gestión de instalaciones, tales como FMAT, CFIS, GPM, LDS Maps y otras, para todos los gerentes de instalaciones, asistentes administrativos y demás usuarios del Área, incluyendo personal de finanzas.

Proporciona servicios y apoyo, incluyendo informes de desempeño, proyecciones, tendencias presupuestarias y otros análisis, a los gerentes del Área, entre ellos:

• DTA
• Area PF Manager
• Area O&M Manager
• Regional Facilities Managers (RFM)
• Area Planning Manager
• Area Project Manager
• Area Real Estate Manager
• Area Architect and Engineering Manager
• Area Controller
• Area IS Manager

Apoya al Area O&M Manager en la coordinación de asuntos con el representante de O&M de las oficinas centrales (Headquarters).

También brinda apoyo a otras unidades y programas de instalaciones, incluyendo

• Seminarios e Institutos
• Templos
• Misiones
• Family History
• Oficinas Administrativas del Área
• Bienestar (Welfare)
• Centros para Jóvenes Adultos
• Otros programas relacionados

Recomienda al Area O&M Manager la necesidad de capacitación relacionada con procesos, desempeño y utilización de FMAT y otras herramientas. Puede proporcionar capacitación cuando le sea asignado.

Reporta directamente al Area O&M Manager y puede supervisar a uno o más asistentes, según corresponda.

Cada Área debe contar con una sola persona en este puesto.

25%

• Proporciona análisis de desempeño y otros informes relacionados con el plan anual de O&M y R&I al Area O&M Manager y a otros gerentes de Facilities del Área.
• Coordina con el Area Planning Manager la provisión de información precisa y oportuna para el informe mensual de indicadores de desempeño del Área y para la gestión del plan anual.

15%

• Apoya y evalúa la presentación del plan anual.
• Proporciona comparaciones históricas.
• Contribuye a justificar y respaldar técnicamente el plan anual.

20%

• Actúa como mesa de ayuda (Help Desk) del Área para FMAT, GPM y LDS Maps.
• Brinda capacitación y soporte en el uso de FMAT y GPM para todos los usuarios del Área.
• Coordina, cuando sea necesario, con el personal de Sistemas de Información (IS) del Área.

15%

• Capacita a Facilities Managers (FM) y Asistentes Administrativos (AA) en procesos de O&M y en el uso de herramientas de gestión, incluyendo FMAT y GPM.

5%

• Controla y administra los accesos de usuarios y los niveles de permisos dentro de FMAT, conforme a las autorizaciones otorgadas por la gerencia del Área y Controllership.
• Garantiza que los puntos clave de control interno estén establecidos y se cumplan adecuadamente.

10%

• Trabaja con el grupo de Soporte Administrativo de MFD en las oficinas centrales para escalar problemas, incidentes y oportunidades de mejora de los sistemas.
• Da seguimiento a las soluciones para beneficiar tanto al Área como a otras áreas de la organización.

5%

• Monitorea, evalúa e informa sobre la calidad, precisión, integridad y oportunidad de la información contenida en las bases de datos de FMAT y GPM.

5%

• Brinda apoyo a los Regional Facilities Managers (RFM).
• Colabora en la coordinación y programación de eventos de capacitación.
• Título universitario en Administración, Gestión o carrera afín.
• Tres (3) años de experiencia laboral relacionada.

Conocimientos y habilidades requeridas

• Exposición a habilidades de gestión de primera línea en entornos de trabajo multidisciplinarios.
• Capacidad para comunicarse profesionalmente tanto de forma oral como escrita.
• Conocimiento de prácticas de negocios y administración.
• Conocimiento de procedimientos financieros y de estructuras de sistemas de información.
• Alta efectividad en redacción, edición y relaciones interpersonales.
• Buenas habilidades analíticas, de planificación y de presentación.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Capacidad para capacitar y transmitir conocimientos a otros.
• Capacidad para establecer prioridades y coordinar actividades con los grupos de Facilities Management y con la División de Operación y Mantenimiento (O&M).
• Capacidad para supervisar y dar seguimiento a los procesos de O&M y a los procedimientos relacionados con FMAT, GPM y otros sistemas.