Executive Assistant (all genders)

Die Position der Executive Assistant ist eine Kombination aus Sekretariats- und administrativen Aufgaben und erfordert das höchste Qualifikationsniveau im sekretariellen Bereich. Die Stelleninhaberin bzw. der Stelleninhaber unterstützt das Executive Leadership Team administrativ, unter anderem durch die Entgegennahme von Telefonanrufen, Terminplanung, Organisation von Geschäftsreisen und Meetings, das Erstellen und/oder Bearbeiten von Dokumenten sowie Kopierarbeiten. Die Kandidatin bzw. der Kandidat muss die Fähigkeit zu gutem Urteilsvermögen und Diskretion unter Beweis stellen und bereit sein, zunehmend Verantwortung, Eigeninitiative, Originalität und Fingerspitzengefühl zu übernehmen. Ihr Tätigkeitsfeld umfasst u.a. folgende Aufgaben: Administrative und organisatorische Unterstützung des Regional Vice President Central Europe (in Personalunion Geschäftsführer der Deutschen JAS-Länderorganisation) Sichten und Priorisieren von Email- und Posteingang des Geschäftsführers Termin- und Kalendermanagement sowie Reiseplanung, -buchung und -abrechnung für die Mitglieder der Geschäftsleitung. Vorbereitung und Ausrichtung von Konferenzen und Veranstaltungen – z.B. mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten wie Airlines und Reedereien Pflegen der Intranetseiten sowie Updates von Organigrammen und Unternehmenspräsentationen Erstellung, Vor- und Nachbereitung von Berichten und Präsentationen für Meetings Allgemeine administrative Assistenz-Tätigkeiten, selbstständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache Unterstützung bei der Koordination von Wartungs- und Verwaltungsarbeiten in unserer Speditionsanlage Übernahme von oder Teilnahme an weiteren Projekten Sie bringen folgende Kenntnisse/Voraussetzungen mit: Sie haben Freude am Umgang mit Menschen und sind stressresistent Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position Kenntnisse aus dem Bereich Spedition wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich Sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Gute MS-Office-Kenntnisse Sehr hohe Kunden- sowie Serviceorientierung Einsatzbereitschaft, Motivation und selbständige Arbeitsweise Problemlöse- und Teamfähigkeit Wir bieten Ihnen u.a.: Ein hoch motiviertes, modernes und internationales Arbeitsumfeld Flache Hierarchien, kurze Informations- und Entscheidungswege Entwicklungsmöglichkeiten und die Chance, Dinge selbst zu gestalten Eine angenehme und ungezwungene Arbeitsatmosphäre Flexible Arbeitszeiten und Gleitzeitregelung Sonderurlaube Ein attraktives Vergütungspaket Eine gute Verkehrsanbindung und Mitarbeiterparkplätze Unternehmensfitnessprogramm kostenlose Getränke Mitarbeiterevents JAS prides itself on its exceptional service and competitive pricing that comes about through the hard work and skill of the people who make up the JAS organization. The mission of JAS is to focus on innovation and maintain a commitment to deliver the product securely and on time. This mission flows through its vast global network of 38 subsidiaries, hundreds of official agent locations, and 4,200+ employees across more than 90 countries. JAS' commitment to innovation in the fields of shipping, 3PL, and freight forwarding puts it in a unique class of select companies which concentrate on specialized projects as well as commodity shipping initiatives. JAS is a premier “go-to” company for those wishing to move cargo from anywhere in the world to anywhere else in the world. Through the use of advanced tracking technologies, sophisticated global communications, and a large team of experts across a broad spectrum of specialties, JAS is able to cost effectively handle the shipping of everything from tiny camera parts up to the massive components required to build an oil rig. Transporting cargo is a complex endeavor. JAS is the brand you can trust to satisfy your most demanding requirements.