About The Role

L’Assistant(e) Administratif(ve) des Installations de Mission (MFAA) apporte un soutien administratif, logistique et clérical aux opérations de la Mission. Le rôle consiste à coordonner les bons de travail, gérer la documentation, faciliter la communication avec l’Équipe des Installations, le Secrétaire Financier de la Mission et les prestataires externes, et à contribuer à la planification et au suivi des activités de maintenance. Le(la) titulaire sert de point central pour les tâches administratives liées aux installations, afin d’assurer le bon fonctionnement, la sécurité et la gestion efficace des appartements missionnaires.

Si vous vous reconnaissez dans ces qualités, voici vos principales responsabilités

Soutien Administratif et Gestion du Bureau

Servir de point de contact secondaire pour les demandes liées aux installations, relevant du Superviseur du Soutien à la Mission
Gérer les calendriers, programmer les rendez-vous, organiser les réunions et préparer les ordres du jour.
Maintenir un système de classement organisé (physique et électronique) pour les dossiers d’appartements, de maintenance, de contrats et de rapports d’inspection.
Traiter le courrier entrant, les factures et la correspondance de la Mission.
Assister dans la gestion des questions liées aux services publics et des paiements associés.
Coordination de la Maintenance et des Bons de Travail
Recevoir, enregistrer et prioriser les demandes de maintenance.
Créer, attribuer et assurer le suivi des bons de travail jusqu’à leur clôture.
Assurer la liaison avec les techniciens, les contractants et le personnel de la Mission pour suivre l’avancement des travaux.
Tenir des registres précis des interventions complétées pour assurer le reporting et la conformité.

Soutien aux Prestataires et Contractants

Contribuer à la coordination des visites de prestataires, des contrats de service et des calendriers de maintenance.
Vérifier la documentation fournie, les factures et les exigences de conformité.
Aider à préparer les bons de commande, devis et documents d’approvisionnement.

Soutien aux Opérations des Installations

Assister dans la préparation des inspections (checklists, formulaires, actions de suivi).
Participer à la gestion des stocks de fournitures, outils et équipements.
Aider à coordonner les déménagements, installations et aspects logistiques liés aux relocalisations missionnaires.
Mettre à jour les listes de contacts, numéros d’urgence et bases de données.

Rapports et Documentation

Préparer des rapports réguliers sur les activités de maintenance, les dépenses et les bons de travail ouverts.
Actualiser les tableurs, tableaux de bord ou systèmes avec des données exactes.
Contribuer à la création de présentations et de rapports pour les revues de direction.
Être membre digne et actif de l’Église, détenteur d’une recommandation à l’usage du temple en cours de validité.
Licence ou Brevet d’étude supérieur en Administration, Gestion des Installations, Gestion d’Entreprise ou domaine similaire.
Minimum 3 ans d’expérience en soutien administratif, coordination des installations ou gestion de bureau.
Excellente maîtrise de Microsoft Excel, Word, PowerPoint, Outlook, ainsi que des outils de gestion des installations et des bons de travail.
Très bonnes compétences organisationnelles, communicationnelles et en service client. La capacité de parler et d’écrire couramment l’anglais sera un atout supplémentaire.
Sens du détail, fiabilité, capacité à résoudre les problèmes et à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
Respect strict de la confidentialité, intégrité professionnelle et adhésion aux valeurs de la Mission.
Connaissances de base des opérations d’installations, des processus de maintenance et des règles de sécurité.
Capacité à gérer des bases de données, registres et systèmes de suivi.
Capacité à travailler de manière autonome ou en équipe dans un environnement multiculturel.
Minimum 3 ans d’expérience de conduite avec permis valide, et capacité à se déplacer entre différents sites.