Biroja vadītājs(-a)/ Office Manager

Biroja vadītāja(-s) LV, LT, PL, NL, EE galvenie pienākumi: 

• Pārraudzīt un koordinēt ikdienas biroju darbību vairākās lokācijās, nodrošinot vienotus standartus un vienmērīgu sadarbību starp birojiem.
• Vadīt, uzraudzīt, mentorēt un attīstīt Biroja darbības vadības (OOM) komandu, nodrošinot efektīvu komunikāciju, produktivitāti un darbības rezultātu pārvaldību.
• Ieviest un uzturēt vienotu biroja politiku, procedūras, dokumentu plūsmu un apmeklētāju pieņemšanas procesus, optimizējot efektivitāti ar tehnoloģiju palīdzību.
• Nodrošināt, lai biroji būtu pilnībā aprīkoti, labi uzturēti un nodrošinātu piemērotas darba vietas; pārraudzīt tehnisko apkopi, remontdarbus, uzkopšanas pakalpojumus un biroja tehniku.
• Uzturēt augstu iekšējā un ārējā klientu servisa līmeni un veicināt nepārtrauktu biroja pakalpojumu un procesu uzlabošanu.
• Pārvaldīt piegādātājus un pakalpojumu sniedzējus, izvērtēt piedāvājumus, pārraudzīt darba izpildi un risināt operatīvos jautājumus.
• Sagatavot un pārvaldīt biroja darbības budžetu, kontrolēt izmaksas, analizēt novirzes, kā arī uzraudzīt KPI (galvenos darbības rādītājus) un efektivitātes rādītājus.
• Nodrošināt operatīvo aizvietošanu komandas locekļu prombūtnes laikā.

Office Manager for LV, LT, PL, NL & EE key responsibilities

• Oversee and coordinate daily office operations across multiple locations, ensuring consistent standards and smooth collaboration between offices.
• Lead, supervise, coach, and develop the Office Operations Management (OOM) team, ensuring effective communication, productivity, and performance management.
• Implement and maintain unified office policies, procedures, document workflows, and visitor handling processes, optimizing efficiency through technology.
• Ensure offices are fully equipped, well maintained, and provide appropriate workspaces; oversee maintenance, repairs, cleaning services, and office equipment.
• Maintain high levels of internal and external customer service and drive continuous improvement of office services and processes.
• Manage suppliers and service providers, review proposals, monitor performance, and resolve operational issues.
• Prepare and manage the office operations budget, control costs, analyze variances, and monitor KPIs and performance metrics.
• Provide operational coverage during team absences.

Prasības kandidātiem

• Vidējā (augstākā, speciālā u.c.) izglītība.
• Pieredze biroja vadībā vai līdzīgā jomā.
• Pieredze darbā ar standarta programmatūru, tostarp MS Office un Windows.
• Izcilas angļu valodas prasmes gan rakstiski, gan mutiski darba pienākumu veikšanai – darbam ar uzņēmuma iekšējām sistēmām un ikdienas saziņai ar citiem starptautiskajiem departamentiem.
• Datu analīzes prasmes ar spēju sagatavot atskaites un KPI rādītājus.
• Augsta atbildības sajūta.
• Spēja efektīvi strādāt daudzuzdevumu režīmā ( multitasking ) un plānot laiku.
• Uz sadarbību vērsts darba stils un mērķtiecība uzdevumu izpildē.

Qualification requirements

• Secondary (higher, special etc.) education.
• Experience of in Office Management or relevant field.
• Experience with standard software applications, including MS Office, Windows.
• Excellent written and verbal English communication skills for performing job duties – working with the company's internal systems and daily communication with other international departments.
• Data analysis skills with ability to produce reports, KPIs. 
• High sense of responsibility. 
• Effective multitasking and time management skills. 
• Collaborative work style and commitment to get the job done. 

Mēs piedāvājam

• Konkurētspējīgu atalgojumu 2800 EUR ar iespēju pēc pārbaudes laika beigām un noteikto KPI sasniegšanas saņemt paaugstinājumu līdz 3100 EUR.
• Modernu biroju ar sporta zāli uz vietas aktīvam un veselīgam dzīvesveidam.
• Darbu dinamiskā, radošā un uz tehnoloģijām orientētā vidē.
• Iespēju piedalīties inovatīvos un nozīmīgos projektos, kuros jūsu ieguldījums ir redzams un novērtēts.
• Atsaucīgu komandu un atvērtu uzņēmuma kultūru, kurā tiek novērtētas idejas, iniciatīva un sadarbība.

Ja šī iespēja jūs interesē, lūdzam iesniegt savu CV un motivācijas vēstuli angļu valodā . 

We Offer

• Competitive salary 2,800 EUR with possibility of promotion by end of probation period to 3,100 EUR and achieving the set KPIs. 
• Comprehensive health insurance to support your well-being.
• A modern office environment with an on-site gym to promote an active lifestyle.
• The opportunity to work in a dynamic, creative, and technology-driven environment.
• Involvement in innovative and impactful projects where your contributions are visible and valued.
• A supportive team and an open company culture that encourages collaboration, initiative, and new ideas.

If you are interested in this opportunity, please submit your CV and cover letter in English .