Verwaltungsfachkraft/Assistenz der Betriebsleitung Abbruch- & Rückbaubranche m/w/d

Eine **Verwaltungsfachkraft** und **Assistenz der Betriebsleitung,** vereint organisatorische, kaufmännische und kommunikative Aufgaben. Sie ist im Grunde das organisatorische Rückgrat eines Unternehmens.

Hier ist eine Übersicht über die **wichtigen Fähigkeiten, Kenntnisse und Aufgaben**, die man können bzw. beherrschen sollte:

**Kernaufgaben**

**• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten**

• Bearbeitung von Posteingang/-ausgang, E-Mails, Telefonaten
• Dokumentenmanagement und Ablage (digital & analog)
• Erstellung und Pflege von Akten, Datenbanken, Formularen

**• Assistenzaufgaben für die Betriebsleitung**

• Terminplanung, -koordination und -überwachung
• Organisation von Meetings, Dienstreisen, Veranstaltungen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen (Protokolle, Unterlagen, Präsentationen)
• Informationsweitergabe zwischen Leitung und Mitarbeitenden

**• Kaufmännische Tätigkeiten**

• Unterstützung bei der Budgetplanung, Rechnungsprüfung, Bestellungen
• Erstellen von Statistiken, Auswertungen, Berichten
• Unterstützung in Personalangelegenheiten (z. B. Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Bewerbungsunterlagen vorbereiten)

**• Kommunikation & Schnittstellenarbeit**

• Ansprechpartner/in für interne und externe Anliegen
• Abstimmung mit Abteilungen, Kunden, Lieferanten oder Behörden
• Sicherstellen, dass Informationen korrekt und rechtzeitig weitergegeben werden

• **Wichtige Fachkenntnisse**
• **• Büroorganisation und Verwaltungsabläufe**
• **• MS Office / Office 365** (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, ggf. Teams)
• **• Grundkenntnisse im Rechnungswesen** (z. B. Rechnungsprüfung, Prüfung Wiegescheine/Begleitpapiere)
• **• Personalverwaltung** (z. B. Zeitmanagement)
• **• Datenschutz & Vertraulichkeit**
• **• Kommunikations- und Schriftverkehrsregeln** (geschäftliche Korrespondenz, E-Mail-Etikette)
• **Soziale & persönliche Kompetenzen**
• **• Organisationstalent** – Prioritäten setzen, den Überblick behalten
• **• Zuverlässigkeit & Diskretion** – vertrauensvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• **• Selbstständigkeit & Eigeninitiative** – Aufgaben vorausschauend erledigen und planen.
• **• Teamfähigkeit** – gut mit Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten
• **• Kommunikationsstärke** – klar und höflich im Umgang mit Vorgesetzten, Kunden und Mitarbeitern.

• **Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift. (Zwingend erforderlich)**

• **• Belastbarkeit & Flexibilität** – auch in stressigen Phasen ruhig bleiben
• **• Schnelle Auffassungsgabe** – neue Themen und Abläufe schnell verstehen
• **Typische Ausbildung / Voraussetzungen**

• Abgeschlossene **kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung**, z. B.:
• Verwaltungsfachangestellte
• Kauffrau für Büromanagement
• Industriekauffrau
• Berufserfahrung in Verwaltung, Sekretariat oder Assistenz ist von Vorteil.

Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ebenfalls erwünscht.