Office-Manager/in

1 Office-Manager/in für das Team im Stadtteilmanagement SEESTADT ASPERN im 22. Bezirk in Wien!

Deine Aufgaben

• Projektabrechnung: fristgerechte 4-jährl.Abrechnung lt. vertraglichen Vorgaben; Aufbereitung sämtlicher Unterlagen in Abstimmung mit dem Projektteam inhaltlicher Quartalsbericht, Stundenlisten, Sachkostenbelege, Arbeitsstatistik etc.
• Laufendes Office Management: Betreuung allg. Anfragen, Bestellwesen, Instandhaltung etc. im Stadtteilmanagement-Büro (STM-Büro) für ein engagiertes Team, das sich vor Ort um die Anliegen der Bewohner*innen im Grätzl kümmert, Aktionen und Veranstaltungen umsetzt.
• Belegwesen: Eingangsrechnungen prüfen, digital erfassen, ablegen und begleichen; Kassabuch führen; Belege monatlich für Steuerberatung aufbereiten (keine Kontierung/Buchung)
• Schnittstellenfunktion: Ansprechperson für Steuerberatung, IT-Betreuer, Projektpartner*innen, Auftraggeber*innen und teamintern bei administrativen Fragestellungen
• Übernahme von Beratungsdiensten während der Öffnungszeiten des STM-Büros (in Abstimmung mit dem Team): Beantwortung von Anfragen persönlich, telefonisch und per Mail; erste Anlaufstelle für Bewohner*innen; Verleih Grätzlräder (Ausgabe/Rücknahme)
• Verwaltung Nachbarschaftsräume und Grätzlräder: Buchungs- und Vertragsmanagement, erste Ansprechperson bei Fragen rund um Schäden/Instandhaltung
• Betreuung Tauschregal: regelmäßiges Sichten und Aussortieren der Gegenstände, Entsorgung von kaputten, verschmutzten und nicht geeigneten Gegenständen
• Pflege Kontaktverteiler: neue Kontakte ergänzen/recherchieren, vorhandene Verteiler abgleichen/zusammenführen in Abstimmung mit dem Team
• Pflege Veranstaltungskalender: eingetragene Veranstaltungsdetails prüfen, ggf. fehlende Daten nachfassen/recherchieren, Veranstaltungen freischalten
• Organisatorische Unterstützung bei Umsetzung von Veranstaltungen in Abstimmung mit dem Team (z. B. Anmeldungen, Auf-/Abbau etc.)

Was bringst du mit?

• Berufserfahrung im Bereich Office Management
• Genauigkeit, Zahlenaffinität, logisches und lösungsorientiertes Denken, Zuverlässigkeit
• effiziente und eigenständige Arbeitsweise, Organisationstalent
• Serviceorientierung und Kommunikationsstärke gegenüber Kund*innen/Partner*innen sowie entsprechende Kontaktfreude
• Routine im Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Microsoft Excel)
• Grundkenntnisse im Bereich Rechnungswesen (ausschließlich vorbereitende Tätigkeiten, Funktion als Schnittstelle zur Steuerberatung)
• hohe Belastbarkeit, Durchhaltevermögen, Stressresistenz
• schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft Wissen und Fähigkeiten auch durch Weiterbildungsangebote auszubauen
• Freude an der Arbeit mit Zahlen und am Umgang mit Menschen und an der Zusammenarbeit in einem bunten, dynamischen Team

Was bieten wir dir?

• offene Firmenkultur, flache Hierarchien
• unbefristetes, langfristiges Dienstverhältnis im Ausmaß von 18 Wochenstunden (mind. 3 Tage vor Ort)

Gehalt

Das monatliche Bruttogehalt (14x) beträgt auf Basis Vollzeitbeschäftigung (38,5h) € 3.453,80 (Kollektivvertrag Werbung und Marktkommunikation Wien, Verwendungsgruppe 3, 12 Verwendungsgruppenjahre).

Überstunden

Anfallende Überstunden werden in Form von Zeitausgleich abgegolten.

Dein persönliches Profil stimmt mit dem genannten Anforderungsprofil überein und Du bist an einer solchen Herausforderung mit viel Eigenverantwortung interessiert?

Bitte verstehe, das wir nur dann Bewerbungen berücksichtigt können,

wenn diese auch die notwendigen Voraussetzungen bzw. Qualifikationen vorweisen und die unten angeführte Inseraten-Nummer angegeben ist. Wenn Du die Herausforderung annehmen möchtest und die oben angeführten Kriterien erfüllst, dann sende bitte Deine Bewerbungsunterlagen im Rahmen einer schriftlichen Vorauswahl mit Angabe der Inseraten-Nummer: 17319960 per E-Mail an Frau Truger: <[email hidden]> Das Mindestentgelt für die Stelle als Office-Manager/in beträgt 3.453,80 EUR brutto pro Monat auf Basis Vollzeitbeschäftigung. B...