Assistante de Direction (H/F)

Le CH de PUGET THENIERS recherche un(e) Assistant(e) de Direction à temps plein .

L'assistant(e) de direction accompagne les directeurs afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de leur activité.

En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à les seconder : gestion des emplois du temps, organisation des déplacements, préparation de dossiers

Il/elle assure également le fonctionnement courant de la direction à travers le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou au suivi des dossiers gérés par la Direction.

I-MISSIONS PRINCIPALES

1. Mise en œuvre et suivi des tâches administratives liées au secrétariat de la Direction

• Accueillir les personnes de manière professionnelle, répondre à leurs questions et les orienter vers les interlocuteurs compétents le cas échéant
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
• Prise de rendez-vous, tenue et suivi de l'agenda de la Direction
• Suivi et transmission des informations relatives aux astreintes, administratives, médicales, techniques
• Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés, délibérations
• Élaboration, édition et diffusion des notes de service et d'information
• Rédaction, suivi et classement des conventions
• Archivage des documents institutionnels : organiser, classer et archiver les supports (en versions papiers et numériques) selon un classement clair
• Mise à jour de divers annuaires, organigrammes, documents et données institutionnels
• Prises de notes et rédaction de comptes-rendus
• Diffusion des comptes-rendus et procédures par voie électronique ou par papier et par voie d'affichage dans les services
• Préparation et suivi de dossiers
• Mise à jour des documents dématérialisés sur le serveur et diffusion des documents sur l'intranet
• Gestion du planning d'occupation des salles de réunion, de réservation de matériels
• Gestion du planning d'occupation des chambres de garde, de réservation et logistique ménage/clef
• Coordonner l'arrivée des nouveaux collaborateurs et mettre en place des outils qui facilitent l'intégration
• Réaliser des veilles thématiques et juridiques (évolutions législatives et règlementaires, nouveaux enjeux) ;

1. Courriers

• Ouverture, tri, enregistrement et ventilation du courrier arrivant dans l'établissement
• Gestion et diffusion du courrier et des courriels administratifs
• Saisie des courriers émanant de la Direction et du service RH le cas échéant
• Mise à jour des modèles de courriers à disposition sur Intranet

1. Enquêtes :

• Coordonner et/ou répondre aux différentes enquêtes envoyées par les autorités, collecter les informations

nécessaires et autres relatives aux activités de l'établissement en lien avec les services concernés.

1. Instances :

• Elaboration, mise à jour et diffusion du calendrier des instances de l'établissement
• Rédaction de notes et d'avis pour les instances consultatives et délibératives
• Préparation, organisation, suivi des séances et rédaction des procès-verbaux.
• Préparation des documents de présentation (trame type PowerPoint, documents annexes)
• Participation aux réunions de direction, élaboration du compte rendu ainsi que coordination des informations

les concernant

• Elaboration du rapport d'activité annuel

1. Communication :

• Rôle de référent communication au sein de l'établissement

• Diplôme de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction ou en secrétariat (type BTS SAM ou DUT GEA).
• Expérience significative en assistanat, de préférence dans le secteur hospitalier ou public.
• Quotité hebdomadaire de temps de travail 37h30.
• Cycle de travail : Du lundi au vendredi
• Nombre de Congés Annuels (année pleine) 25 CA + 15 RTT