Alternant Assistant de Direction H/F/X

1. Raison d’être du poste

En collaboration directe avec l'Assistante de Direction Générale, vous jouez un rôle clé dans la fluidification du quotidien de l'équipe de Direction. Vous participez activement à la gestion administrative, à la logistique des événements et des réunions, ainsi qu'à la formalisation des processus internes pour sécuriser le fonctionnement global de la direction.

1. Missions Principales

Support Administratif & Gestion

• Notes de frais : Réceptionner, contrôler et soumettre à approbation les notes de frais pour l'ensemble des membres du Codir IHS.
• Gestion des agendas : Organiser et optimiser les agendas de l'équipe de Direction.
• Administration des outils : Assurer la gestion quotidienne des accès et paramétrages (ex. création d'utilisateurs sur Swile, activation des délégations, etc.).

Organisation Logistique & Événementielle

• Séminaires & Événements : Rechercher des lieux, solliciter et comparer les devis, et participer à la planification logistique des séminaires et événements d'entreprise.
• Réunions : Réserver les salles, commander et coordonner l'intendance (cafés, plateaux-repas, fournitures) pour garantir le bon déroulement des réunions.

Structuration & Sécurisation des Processus

• Rédaction de modes opératoires : Documenter et rédiger des fiches de processus claires afin d'harmoniser et sécuriser les pratiques quotidiennes (exemples : utilisation de la clé électronique pour les marchés publics, parcours de signature sur Adobe Sign, procédure de création de nouveaux fournisseurs, etc.).

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• Formation & Prérequis

• Niveau d'études : Bac +2 à Bac +3 (en cours de préparation).
• Filière : Peu importe la filière d'origine, c'est avant tout une réelle volonté de s'investir dans le poste et la motivation qui feront la différence.

Savoir-être (Qualités personnelles)

• Discrétion & Confidentialité : La règle d'or de l'assistanat de direction. Capacité absolue à traiter des informations sensibles avec réserve.
• Rigueur & Organisation : Gestion efficace des priorités, ponctualité et souci du détail.
• Proactivité & Anticipation : Ne pas attendre qu'on lui donne du travail, savoir anticiper les besoins (ex. préparer un dossier avant même la demande).
• Aisance relationnelle & Sens du service : Attitude positive, posture professionnelle et adaptation de la communication selon les interlocuteurs.
• Gestion du stress & Adaptabilité : Capacité à garder son calme lors des changements de planning de dernière minute.

Savoir-faire (Compétences techniques)

• Langue française :   Maîtrise irréprochable de l'orthographe, de la grammaire et de la syntaxe.
• Bureautique : Bonne maîtrise du Pack Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ou de Google Workspace.
• Anglais : Niveau B1 ou plus (capacité à échanger ou rédiger sur des sujets courants).
• Outils IA : Une connaissance ou première pratique des outils d'IA (ex. ChatGPT, Copilot...) appréciée.

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