About The Role

Wikimedia Deutschland e.V. – wir befreien Wissen! 2004 gründeten
ehrenamtliche Wikipedia-Aktive den gemeinnützigen Verein Wikimedia
Deutschland in Berlin, der heute über 110.000 Mitglieder und rund 190
hauptamtliche Mitarbeiter*innen umfasst. Freies Wissen trägt zu einer
gerechteren Welt bei. Die Wikipedia ist die bedeutendste
Online-Wissenssammlung unserer Zeit. Allein die deutschsprachige
Wikipedia verzeichnet knapp 1 Milliarde Seitenaufrufe pro Monat und
umfasst aktuell rund 3 Millionen Artikel. Wir unterstützen die
Ehrenamtlichen der Wikipedia und ihrer Schwesterprojekte, entwickeln
freie Software wie z. B. Wikidata und setzen uns für den Zugang zu
Wissen, die Öffnung von Bildung und Forschung sowie mehr
Gemeinwohlorientierung in der Datenpolitik ein. Für unser Team Office
Management mit Sitz in Berlin suchen wir eine unbefristete
Empfangskraft / Office Assistenz (all genders) in Teilzeit mit 25
Wochenstunden ab dem 01.10.2026 oder später. Die Position ist als
Vor-Ort-Arbeitsmodell mit Präsenz von Montag bis Freitag in unserer
Geschäftsstelle in Berlin angelegt. Zur Verstärkung unseres
4-köpfigen Office-Management-Teams suchen wir Sie als engagierte
Persönlichkeit mit Organisationstalent, Freundlichkeit und
Serviceorientierung. In dieser vielseitigen Rolle stellen Sie sicher,
dass alle Empfangstätigkeiten reibungslos ablaufen, unterstützen
Ihre Kolleg*innen bei verschiedenen Aufgaben im Büroalltag und sorgen
für die Funktionsfähigkeit unserer Räumlichkeiten und
Arbeitsmittel. Mit Ihrem professionellen und offenen Auftreten
repräsentieren Sie unser Unternehmen gegenüber externen Gästen und
tragen dazu bei, dass sich alle bei uns willkommen und gut betreut
fühlen. Das bewirken Sie bei uns: Sie sind verantwortlich für
Empfang, Betreuung, Bewirtung und Koordination von Gäst*innen sowie
den Support unserer Mitarbeitenden (täglich ca. 5 Stunden innerhalb
unserer Bürozeiten: Mo.–Do. 09:00–17:00 Uhr, Fr. 09:00–14:00
Uhr). Sie bereiten unsere Meetingräume vor, unterstützen die
Aufrechterhaltung der allgemeinen Ordnung und Funktionalität der
Büroräume und sorgen dafür, dass alles reibungslos abläuft. Sie
nehmen Telefongespräche entgegen und leiten diese freundlich und
zuverlässig weiter. Sie bearbeiten den Postein- und -ausgang, stellen
eine gute Digitalisierung sicher und nehmen Warenlieferungen in
unserer Geschäftsstelle in Empfang. Zudem kümmern Sie sich um
interne Bestellungen, verwalten das Büromaterial und pflegen unsere
Lagerbestände für Verbrauchsmaterialien. Außerdem übernehmen Sie
die sachliche Prüfung der dazugehörigen Rechnungen. Sie führen
kleinere Rechercheaufgaben durch, holen Angebote ein und bereiten
Entscheidungsvorlagen vor. Sie übernehmen die Kommunikation mit
unseren Dienstleister*innen (z. B. Handwerksbetriebe oder
Reinigungspersonal) und anderen externen Partnern. Darüber hinaus
unterstützen Sie das Team bei allgemeinen organisatorischen und
administrativen Aufgaben (z. B. vertretungsweise Office-Tour am
Welcome Day) sowie bei der Dokumentation und tragen mit Ihrer
strukturierten Arbeitsweise zu einer effizienten Büroorganisation
bei. Ihr Profil: Sie bringen Freundlichkeit und Freude im Umgang mit
Menschen und unterschiedlichen Zielgruppen mit. Sie haben Erfahrung in
der Kommunikation mit Anrufenden und bleiben dabei stets freundlich
und lösungsorientiert. Sie sind von Montag bis Freitag zwischen 09:00
und 17:00 Uhr verfügbar – insgesamt für 25 Stunden pro Woche,
idealerweise verteilt auf fünf Wochentage. Sie behalten auch bei
mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick und setzen Prioritäten
richtig. Außerdem verfügen Sie über eine hohe Servicebereitschaft
und ein hohes Maß an Selbstorganisation. Sie arbeiten gerne im Team,
zeigen Flexibilität und behalten auch in stressigen Situationen einen
kühlen Kopf. Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und gute
Englischkenntnisse in Wort und Schrift und gehen sicher mit
MS-Office-ähnlichen Anwendungen um.

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Empfangskraft / Office Assistenz (all genders)

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