IT-Spezialist*in (m/w/d) für Dokumentenmanagement und CAFM

• Stellenbeschreibung: Die Leibniz Universität Hannover bietet
• exzellente Arbeitsbedingungen in einem lebendigen wissenschaftlichen
• Umfeld, eingebettet in die hervorragenden Lebensbedingungen einer
• modernen Großstadt im Grünen. Das Gebäudemanagement ist das
• personalstärkste Dezernat der Universitätsverwaltung. Mit seinen
• gebäudebezogenen Aufgaben ist es elementar wichtig für die
• Primärprozesse der Universität wie Forschung, Lehre, Studium und
• Weiterbildung. Seit 01.01.2019 ist die LUH als Bauherr für die
• Abwicklung sämtlicher Bauunterhaltungsmaßnahmen und die
• Durchführung von kleinen und großen Neu-, Um- und
• Erweiterungsbaumaßnahmen zuständig. Insgesamt werden rund 180
• Gebäude aller Art mit mehr als 19.000 Räumen bewirtschaftet. Am
• Dezernat Gebäudemanagement ist folgende Stelle zum nächstmöglichen
• Zeitpunkt unbefristet zu besetzen: IT-Spezialist*in (m/w/d) für
• Dokumentenmanagement und CAFM (EntgGr. 12 TV-L, 100 %) Ihre Stelle im
• Überblick Sie sind die zentrale Fachkraft für die digitale
• Dokumentation und Dateninfrastruktur im Gebäudemanagement. Ihre
• Arbeit ist entscheidend dafür, dass alle Gebäude- und Anlagendaten
• sicher, übersichtlich, qualitativ hochwertig und rechtssicher
• verwaltet werden – von der Erstellung über die Nutzung bis zur
• Archivierung. Sie übernehmen die fachliche und technische
• Verantwortung für die zentralen Systeme zur Gebäude- und
• Dokumentenverwaltung (z.B. DMS, ECM, CAFM, BIM…) und gestalten die
• digitale Zukunft des Gebäudemanagements aktiv mit. Dabei arbeiten Sie
• an der Schnittstelle zwischen Technik, Prozessen und Nutzern. Sie
• schaffen Ordnung in der digitalen Welt: Sie entwickeln, etablieren und
• überwachen verbindliche Standards für die Benennung, Ablage und
• Berechtigungen von Dokumenten und Daten. Dazu gehören die Definition
• von Taxonomien, Metadaten und Berechtigungsmodellen – mit dem Ziel,
• dass alle Informationen schnell, sicher und nachvollziehbar
• zugänglich sind. Sie führen Digitalisierungsprojekte mit Fokus auf
• Qualität und Sicherheit: Sie leiten die Überführung alter,
• papierbasierter Bestände in digitale Systeme. Dazu gehören Planung,
• Ressourcensteuerung, Risikomanagement, Test- und Abnahmeverfahren
• sowie die Umsetzung von Cutover Phasen. Sie bereiten die Daten auf –
• durch Bereinigung von Dubletten, Versionen und fehlerhaften Einträgen
• sowie Verschlagwortung/Metadaten Mapping – und sorgen für eine
• reibungslose Migration. Sie sind verantwortlich für zentrale
• IT-Systeme: Als verlässliche Fachkraft für DMS und CAFM übernehmen
• Sie die technische und fachliche Betreuung der Systeme. Dazu gehört
• die Koordination von Schnittstellen, die Steuerung externer
• Dienstleister und die Sicherstellung der Systemstabilität und

Sicherheit. Sie gewährleisten Datenqualität und Rechtssicherheit

• Sie definieren Qualitätskriterien und KPIs, richten QS Prozesse ein,
• prüfen regelmäßig die Qualität der Daten und erstellen Nachweise
• und Berichte. Sie stellen sicher, dass alle Daten gemäß gesetzlichen
• Vorgaben (z. B. Archivrecht, DSGVO, Betreiberpflichten)
• revisionssicher aufbewahrt und nachweisbar sind – auch im Fall von
• Audits oder Prüfungen. Sie übersetzen Gesetze und Vorgaben in
• praktische Prozesse: Sie übersetzen rechtliche und interne
• Anforderungen in klare Arbeitsabläufe. Dazu gehören die Festlegung
• von Aufbewahrungsfristen, die Sicherstellung von Revisionssicherheit
• und die Vorbereitung auf externe Prüfungen. Sie beraten, schulen und
• stärken das Wissen im Team: Sie unterstützen Fachabteilungen bei
• komplexen Anfragen (2nd Level Support), konzipieren und führen
• Schulungen durch und fördern die Entwicklung von Power User
• Strukturen. Sie dokumentieren Fachwissen (Wissensmanagement) und
• tragen so zur langfristigen Nachhaltigkeit bei. Sie können
• entsprechend eigener Kenntnisse und Erfahrungen Ideen einbringen, um
• die Tätigkeit effizient und bedarfsgerecht zu gestalten und an
• zukünftige Anforderungen anzupassen. Wen suchen wir? Voraussetzung
• für die Einstellung ist ein erfolgreich abgeschlossenes Studium mit

Schwerpunkt Informatik, Wirtschaftsinformatik, Informationsmanagement,

• Bauinformatik oder Architektur mit Schwerpunkt Digitalisierung oder
• gleichwertige Fähigkeiten und mindestens drei Jahre praktische
• Erfahrungen. Sie verfügen über fundierte Kenntnisse und
• nachweisliche Berufserfahrung in DMS/ECM und/oder CAFM Architekturen
• sowie im Betrieb und in der Administration dieser Systeme,
• einschließlich Rollen und Berechtigungsmanagement (IAM/RBAC),
• Monitoring und Single Sign on. Sie beherrschen Datenmigrationen
• mittels Skripten oder SQL, PDF/A und OCR sowie die Integration von
• Systemen über APIs/ETL; Kenntnisse zu CAD/BIM sowie kollaborativen
• Datenumgebungen (CDE) nach ISO 19650 sind vorhanden. Sie bringen
• praktische Erfahrung im Projekt , Release und Change Management mit,
• einschließlich Test und Abnahmeverfahren. Sie sind mit der Sicherung
• von Datenqualität vertraut, einschließlich der Definition von KPIs
• und Qualitätskriterien sowie der Erstellung von Berichten. Sie
• unterstützen Anwenderinnen und Anwender im 2nd Level Support,
• konzipieren und führen Schulungen durch und bauen
• Key-/Power-User-Strukturen auf. Sie verfügen über sehr gute
• Deutschkenntnisse (mindestens C1) und ausreichende Englischkenntnisse
• zur Nutzung technischer Dokumentationen und Systeme. Sie zeichnen sich
• durch eine sorgfältige, strukturierte und eigenverantwortliche
• Arbeitsweise, Zuverlässigkeit, ausgeprägte Problemlösungskompetenz,
• Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie eine hohe Serviceorientierung
• aus und beherrschen die gängigen MS-Office-Anwendungen. Sie sind
• bereit, an Fort und Weiterbildungen teilzunehmen. Wünschenswert sind
• Erfahrungen in der Erstellung von Leistungsbeschreibungen, der
• Mitwirkung an Vergabeverfahren sowie in der Steuerung externer
• Dienstleister. Die Leibniz Universität Hannover setzt sich für
• Chancengleichheit und Diversität ein. Ziel ist es, das Potenzial
• aller zu nutzen und Chancen zu eröffnen. Wir begrüßen daher
• Bewerbungen von allen Interessierten unabhängig von deren Geschlecht,
• Nation