Executive Assistant Direktionssekretariat (m/w/d)

• Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.
• Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die
• Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem
• kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.
• Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und
• renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen
• eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive
• Konditionen in unserem Hause.

UNSER KUNDE

• Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und
• Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative
• Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Am Standort Bonn
• entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte und
• zukunftsweisende Lösungen in verschiedenen wissenschaftlichen und
• technologischen Bereichen.
• Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei
• der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Es
• erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien,
• spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in
• einer international anerkannten Forschungseinrichtung.

WIR BIETEN IHNEN

• Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und

• Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und
• innovativen Arbeitsumfeld

• Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit zum mobilen

Arbeiten nach Absprache bei mindestens drei Präsenztagen pro Woche am

Standort Bonn-Oberkassel

• Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag in der Regel von

08:00 Uhr bis 16:00 Uhr bei einer 39-Stunden-Woche

• Vergütung nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund
• Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld

einer renommierten Forschungs- und Technologieeinrichtung

• Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie

individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes

• Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur

Urlaubsnahme bereits während der Probezeit

• Exklusive Mitarbeitervorteile über Corporate-Benefits mit

Vergünstigungen bei zahlreichen namhaften Marken und Onlineshops

• Prämien im Rahmen unseres Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms

IHRE AUFGABEN

• Eigenständige Organisation des Direktionssekretariats sowie

• administrative und organisatorische Unterstützung des Direktors im
• Tagesgeschäft

• Koordination des Termin- und Kalendermanagements einschließlich

Abstimmung interner und externer Termine in deutscher und englischer

Sprache

• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen,

• Tagungen und Videokonferenzen einschließlich Zusammenstellung der
• erforderlichen Unterlagen

• Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und

• weiteren Unterlagen sowie Aufbereitung von Informationen aus
• verschiedenen Fachbereichen

• Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz sowie

Überwachung von Vorgängen, Wiedervorlagen und Fristen

• Kommunikation mit internen Fachbereichen sowie externen

• Ansprechpartnern aus Wissenschaft, Wirtschaft, Behörden und
• internationalen Organisationen

• Planung und Organisation von In- und Auslandsdienstreisen

einschließlich Vorbereitung der Reiseunterlagen und

Reisekostenabrechnung

• Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Gäste sowie

Organisation der damit verbundenen Abläufe

• Unterstützung bei der Budgetverwaltung, Bearbeitung von

• Bestellungen und Reiseanträgen sowie Pflege von Akten, Dateien und
• digitalen Vorgängen

• Koordination eingehender Bewerbungen sowie Organisation von

Vorstellungsgesprächen

IHR PROFIL

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als

• Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Europasekretärin (m/w/d),
• Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d) oder eine vergleichbare

Qualifikation

• Einschlägige Berufserfahrung, idealerweise als

• Direktionsassistentin (m/w/d), Geschäftsführungssekretärin (m/w/d),
• Executive Assistant (m/w/d) oder in einer vergleichbaren
• anspruchsvollen kaufmännischen Assistenzfunktion

• Fundierte Erfahrung in der eigenständigen Organisation eines

• Sekretariats oder Assistenzbereichs einschließlich Terminmanagement,
• Korrespondenz sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und
• Geschäftsreisen

• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen,

• insbesondere bei der professionellen Erstellung und Bearbeitung von
• Präsentationen, Dokumenten und Korrespondenz

• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

• in Wort und Schrift für die regelmäßige Kommunikation mit
• nationalen und internationalen Ansprechpartnern

• Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie

• Sicherheit bei der Erstellung, Bearbeitung und redaktionellen Prüfung
• anspruchsvoller Unterlagen

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine selbstständige,

• strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit einem sicheren
• Gespür für Prioritäten und Fristen

• Diskretion, Verschwiegenheit und Verantwortungsbewusstsein im

Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Vorgängen

• Souveränes, verbindliches und freundliches Auftreten sowie

• ausgeprägte Kommunikationsstärke im Kontakt mit internen und
• externen Ansprechpartnern

• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit auch bei

wechselnden Anforderungen und einem anspruchsvollen Termin- und

Aufgabenaufkommen

IN NUR 2 MINUTEN ZU IHREM NEUEN JOB

• Nutzen Sie unser Online-Formular und laden Ihre vollständigen
• Bewerbungsunterlagen (gerne inklusive aussagekräftigen Lebenslauf,
• Zeugnisse, Zertifikate, etc.) einfach hoch – ein Anschreiben ist
• nicht erforderlich.
• Für Fragen stehen Ihnen Ihre persönlichen Ansprechpartnerinnen und
• Ansprechpartner in unserem Hause gerne vorab zur Verfügung.
• Wir freuen uns auf Sie!

WICHTIGER HINWEIS

• Zur Ausübung der Tätigkeit ist eine Arbeitserlaubnis für
• Deutschland zwingend erforderlich. Wir bitten höflich um
• Verständnis, andernfalls Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen zu
• können.
• A work permit for Germany is mandatory f