Vorstandsreferent:in / Lead Executive Assistant COO (w/m/d)

### **Wie du dich einbringst**

Im Operations‑Bereich unterstützt du unseren **Chief Operating Officer (COO)** als engste Vertrauensperson und sorgst dafür, dass strategische und operative Themen wirkungsvoll vorangetrieben werden.

• Du arbeitest als **Sparringspartner** eng und vertrauensvoll mit dem COO zusammen, strukturierst und priorisierst Themen und identifizierst nächste Schritte, damit Entscheidungen fundiert und zeitnah getroffen werden können.
• Durch die **strategische und operative Steuerung des Tagesgeschäfts** der Führungskraft stellst du sicher, dass Termine, Projekte und Aufgaben zielgerichtet geplant, vorbereitet und nachgehalten werden.
• Im Verantwortungsbereich des COO übernimmst du die **Initiierung, Planung und Koordination** ausgewählter **Transformations- und Veränderungsprojekte** und sorgst für eine konsequente Umsetzung von Maßnahmen.
• Im Rahmen des **(Teil-)Projektmanagements** definierst du Meilensteine, koordinierst Stakeholder, überwachst Fortschritt und Risiken und bereitest aussagekräftige Reviews sowie Entscheidungsvorlagen vor.
• In enger Abstimmung mit der Unternehmenskommunikation gestaltest und setzt du **interne und externe Kommunikationsmaßnahmen** um – von Mitteilungen und Townhall‑Formaten bis hin zu Blog‑ und **Social‑Media‑Beiträgen** (z. B. LinkedIn).
• Für interne und externe Auftritte der Führungskraft erstellst du **inhaltliche Briefings, Redetextvorlagen und Kernbotschaften** und sorgst für eine klare, konsistente und überzeugende Kommunikation.
• Durch den Aufbau und die Pflege eines starken **Stakeholder‑Netzwerks auf C‑Level‑ und Senior‑Management‑Ebene** sowie mit relevanten internen und externen Partnern stärkst du die Wirkung und Sichtbarkeit des COO.
• Als fachliche Ansprechperson für Assistenzfunktionen im erweiterten Verantwortungsbereich unterstützt du andere Assistenzkräfte, **harmonisierst Standards, Prozesse und Tools** und trägst so zu einer professionellen Führungskräfteunterstützung bei.

### **Was dich auszeichnet**

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit umfangreichen Zusatzqualifikationen oder einen Hochschulabschluss bzw. Abschluss an einer Fachhochschule in einem relevanten Bereich, beispielsweise Betriebswirtschaft, Kommunikation oder Projektmanagement.
• Umfangreiche Berufserfahrung von mindestens sieben bis zehn Jahren als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion im C‑Level‑Umfeld zeichnet deinen Werdegang aus.
• Nachweisbare Erfahrung in der Steuerung komplexer Projekte oder Veränderungsinitiativen ermöglicht dir, Transformations‑ und Change‑Prozesse strukturiert und wirksam zu begleiten.
• Sehr sichere Anwendung von MS Office sowie Erfahrung in der Erstellung aussagekräftiger Präsentationen für Führungskräfte, Entscheidungsvorlagen und Kommunikationsmaterialien gehören zu deinem Arbeitsalltag.
• Im Umgang mit Kollaborations‑, Projektmanagement‑ und Kommunikationstools – beispielsweise MS Teams, SharePoint, Projektmanagement‑Tools und Social‑Media‑Plattformen – agierst du routiniert und zielgerichtet.
• Du kommunizierst sehr sicher auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift und bewegst dich souverän in einem internationalen Arbeitsumfeld; Kenntnisse weiterer Sprachen sind ein Plus.
• Strategisches Denken, die Fähigkeit, Entwicklungen frühzeitig zu antizipieren, sowie ausgeprägtes Urteilsvermögen verbindest du mit einem professionellen Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern.
• In Phasen intensiver Veränderungen und unter engem Zeitdruck übernimmst du Verantwortung, bewahrst Ruhe und unterstützt dein Umfeld dabei, fokussiert und lösungsorientiert zu bleiben.

### **Was wir dir bieten**

• **Sinn und Wirkung**. Bei Eppendorf arbeitest du an Lösungen, die die Lebensbedingungen von Menschen weltweit verbessern.
• **Wir sehen, was du leistest.** Ein faires, attraktives Gehalt sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld zeigen, dass dein Beitrag zählt.
• **Flexibel und verbunden.** Unser hybrides Modell verbindet Freiheit im Alltag mit echter Teamnähe.
• **Echte Balance, die wirklich passt.** 30 Urlaubstage und flexible Arbeitszeiten lassen dir die Freiheit, dein Berufs- und Privatleben in Einklang zu bringen.
• **Ankommen leicht gemacht.** Mit Deutschlandticket‑Zuschuss, JobRad, Parkplätzen und E‑Ladesäulen kommst du flexibel und stressfrei durch den Tag.
• **Zukunft, auf die du bauen kannst**. Arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen geben dir Sicherheit ‒ heute und langfristig.
• **Für dich da, wenn’s darauf ankommt.** Von Kita-Plätzen bis zu unserem anonymen Beratungsangebot unterstützen wir dich in den Momenten, in denen du Rückhalt brauchst.
• **Lernen, das dich voranbringt.** Mit der Eppendorf Academy, digitalen Lernplattformen, Sprachkursen, Workshops, Community‑Formaten, Coachings und Entwicklungsprogrammen wächst du kontinuierlich – fachlich wie persönlich.