Stellenbeschreibung: Sekretariat & Office Management (m/w/d)

• **Minijob (20 Stunden im Monat)**
• **Ihre Aufgabenschwerpunkte**

• **Zentrale Organisation:** Erste Kontaktperson für Kunden und Geschäftspartner (Telefon/E-Mail)
• **Einkauf & Materialwirtschaft:** Sicherstellung reibungsloser Betriebsabläufe durch Inventurkontrolle, Materialbeschaffung, Mischungsdisposition sowie die Überwachung von Bestellvorgängen und die Buchung von Wareneingängen.
• **Vertriebsunterstützung & Logistik:** Abwicklung der Lagerverwaltung, Auftragsannahme und Reklamationsbearbeitung (inkl. Erstellung von Gutschriften). Erstellung von Versand- und Exportdokumenten unter Beachtung internationaler Einfuhrbestimmungen sowie die allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• **Vorbereitende Buchhaltung:** Formelle und sachliche Prüfung der eingehenden Rechnungen, Überwachung der Ausgangsrechnungen sowie aktive Mitwirkung bei der Erstellung des Monatsabschlusses.
• **Datenmanagement:** Systemseitige Pflege von Kunden- und Stammdaten sowie Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten und Lieferscheinen.

**Ihr Profil**

• **Qualifikation:** Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder vergleichbar).
• **Berufserfahrung:** Erste fundierte Praxiserfahrung im Sekretariat oder in der Sachbearbeitung, vorzugsweise in einem mittelständisch geprägten Umfeld.
• **IT-Kenntnisse:** Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook). Grundkenntnisse in ERP-Systemen oder Buchhaltungssoftware sind vorteilhaft.
• **Arbeitsweise:** Eine strukturierte und proaktive Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch bei hoher Arbeitsbelastung den Überblick zu behalten.
• **Persönlichkeit:** Kommunikationsstärke, eine ausgeprägte Serviceorientierung sowie eine lösungsorientierte „Hands-on-Mentalität“.
• **Sprachkenntnisse:** Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die internationale Korrespondenz.