Office Manager

Roboyo is a category shaper in Agentic Automation. We help leading brands embed autonomous, AI‑powered agents into their workflows, processes, products and services so they can scale faster and operate smarter.

Built on a strong automation heritage, we focus on seamless integration of AI into enterprise level organization, not just proving concepts, but owning outcomes and driving value in every industry we are present. At Roboyo, you’ll join a global team of builders, consultants and engineers that are top practitioners of taking solutions to the next level for clients in pursuit of excellence.

Deine Rolle – mehr als Office Management

Als Office Manager:in bist du das Herz unserer Standorte (München, Berlin, Nürnberg). Du sorgst dafür, dass der operative Alltag reibungslos läuft, Menschen sich willkommen fühlen und unser Team gerne ins Büro kommt. Du verbindest Organisation, Kommunikation und Kultur – und bist damit eine zentrale Schnittstelle im Unternehmen.

Deine Aufgaben

Office Management & Administration

• Ganzheitliche Verantwortung für das Office Management an den Standorten München, Nürnberg und Berlin.
• Organisation und Koordination aller Bestellungen (Bürobedarf, Ausstattung, Services etc.)
• Posteingang und -ausgang, strukturiertes Dokumenten- und Ablagemanagement
• Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleistern und Lieferanten
• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende rund um organisatorische und administrative Themen

IT & Fuhrparkmanagement

• Verwaltung, Beschaffung und Inventarisierung von ITHardware (Laptops, Monitore, Zubehör etc.)
• IT Setup für „New Joiner”
• Koordination von ITDienstleistern und Supportanfragen
• Organisation und Verwaltung unseres Fuhrparks (Leasing, Übergaben, Rückgaben, Dokumentation)
• Inside Sales & operative Unterstützung
• Unterstützung des Vertriebsteams im Bereich Inside Sales
• Administrative Pflege und Aktualisierung unserer Systeme, insbesondere Salesforce und Kantata
• Unterstützung bei Angebotsvorbereitung, Datenpflege und Reportings

Event, Team & FeelGoodManagement

• Planung, Organisation und Durchführung von internen Events, TeamEvents und StandortHighlights
• Gestaltung von Onboardings, Teamdays, Workshops, AfterWorkEvents oder kleinen OfficeMomenten, die den Alltag besonders machen
• Du sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende, Gäste und neue Kolleg:innen willkommen, gut aufgehoben und wohlfühlen
• Reisetätigkeit
• Bereitschaft, mindestens zweimal pro Monat unser Büro in Nürnberg zu besuchen (nach Absprache)

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Administration oder einer vergleichbaren Rolle

Sehr gute Organisationsfähigkeit und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise

Ausgeprägte Service, Handson und Lösungsmentalität

Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Salesforce und/oder Kantata von Vorteil

Kommunikationsstärke in Deutsch, gute Englischkenntnisse wünschenswert

Positive Ausstrahlung, Verlässlichkeit und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein

We are an equal opportunity employer and value diversity at our company. We do not discriminate on the basis of race, religion, color, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, veteran status, or disability status.

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