Administratief medewerker planning & facturatie

Als technisch administratief medewerker planning & facturatie ondersteun je de dagelijkse werking van het bedrijf gespecialiseerd in watertechnieken. Je bent een centraal aanspreekpunt voor klanten, techniekers en leveranciers en zorgt ervoor dat de planning en administratie vlot verlopen.

Je staat onder andere in voor

• Het opmaken en opvolgen van de dagelijkse planning van de techniekers
• Het inplannen van onderhoud, herstellingen en andere interventies
• Telefonisch en schriftelijk contact met klanten
• Afspraken maken, bevestigen en indien nodig verplaatsen
• De algemene mailboxen opvolgen
• Klantendossiers aanmaken en administratief bijhouden
• Werkbonnen controleren en verwerken
• Uitgevoerde werken voorbereiden voor facturatie
• Facturen en voorschotfacturen opmaken en versturen
• Openstaande betalingen en betalingsherinneringen opvolgen
• Offertes administratief opvolgen
• Inkomende facturen controleren en verwerken
• Documenten voorbereiden voor de boekhouding
• Bestellingen en leveringen administratief opvolgen
• Contact onderhouden met leveranciers en onderaannemers
• Uren, verlof en afwezigheden van medewerkers administratief opvolgen
• Personeelsdocumenten verzamelen en voorbereiden voor het sociaal secretariaat
• Algemene correspondentie, administratie en klassement verzorgen
• Ontbrekende informatie actief opvragen bij klanten, techniekers of leveranciers
• Complexere dossiers voorbereiden en doorgeven aan de verantwoordelijke
• Algemene vereisten
• Je werkt nauwkeurig en georganiseerd en houdt gemakkelijk het overzicht.
• Je kan zelfstandig werken en neemt initiatief om zaken verder op te volgen.
• Je kan goed prioriteiten stellen en schakelen wanneer de planning onverwacht verandert.
• Je communiceert vlot en klantvriendelijk, zowel telefonisch als via e-mail.
• Je bent administratief sterk en werkt graag met cijfers.
• Je kan vlot overweg met de computer en leert nieuwe programma’s snel aan.
• Je bent collegiaal en communiceert vlot met techniekers, klanten en leveranciers.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands.
• Ervaring met planning, facturatie of administratieve boekhouding is een pluspunt, maar kennis van onze sector is niet vereist.