Secrétaire F/H - Les Jardins d'Iroise de Dammarie-les-Lys

Afin de compléter notre équipe nous recherchons un(e) secrétaire

Vous aimez les challenges, vous avez envie de partager votre savoir-faire auprès de notre équipe, vous souhaitez contribuer au bien-être et confort de nos résidents ?

Vous recherchez un poste ayant une vision globale sur la gestion d'un établissement ?

Vous incarnez les valeurs familiales et de bienveillance que nous partageons avec nos équipes ?

Vous êtes la personne que nous recherchons !

Sous la responsabilité du Directeur d'Etablissement et en collaboration avec notre équipe, vous accompagnez l'équipe de direction dans la gestion. Au travers de vos missions, vous participez à garantir un cadre de vie de qualité pour nos résidents.

1.Accueil

• Assurer l'accueil physique des visiteurs, résidents, familles et intervenants.
• Gérer le standard téléphonique.
• Orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés.
• Assurer la gestion des entrées et sorties des visiteurs.
• Réceptionner et distribuer le courrier.

1. Gestion administrative

• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, comptes rendus et documents administratifs.
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
• Mettre à jour les dossiers administratifs des résidents.
• Suivre les documents obligatoires.
• Préparer les dossiers d'admission en lien avec la direction.

1. Suivi des résidents

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• Constituer les dossiers administratifs d'entrée.
• Vérifier les pièces administratives.
• Effectuer les déclarations administratives nécessaires.
• Assurer le suivi des contrats de séjour.
• Préparer les documents de sortie.

1. Facturation et suivi administratif

• Préparer les éléments nécessaires à la facturation.
• Contrôler les informations administratives.
• Éditer les documents administratifs demandés par les familles.

Activités complémentaires

• Participation à l'organisation des événements de la résidence..
• Suivi des affichages réglementaires.
• Participation à la démarche qualité.
• Remplacement ponctuel sur certaines missions administratives.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Bonne qualité rédactionnelle.
• Connaissance des logiciels métiers (TITAN ou équivalent appréciée).
• Maîtrise des techniques d'accueil.
• Organisation administrative et gestion documentaire.

-- Vous justifiez d'un diplôme de niveau BAC+2

• Vous justifiez d'une première expérience dans un établissement de santé
• Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques
• Vous êtes réactif et force de proposition pour vous adapter à différentes situations
• Vous aimez le travail en équipe et savez être à l'écoute
• Votre proactivité et vos capacités de gestion, vous apporte la polyvalence nécessaire pour ce poste