2026-036 AGENT DU SERVICE DES ASSEMBLÉES H/F/X

MISSIONS

Sous la responsabilité de la Directrice des Affaires Générales, vous assurez l'organisation administrative et le suivi des instances décisionnelles communales. Vous garantissez la préparation, le bon déroulement et le suivi administratif des séances du Collège des Bourgmestre et Échevins et du Conseil communal, dans le respect de la législation applicable et des procédures internes.

Vos responsabilités : - Appliquer les procédures internes applicables à la préparation et à la gestion des réunions des organes communaux (collège et conseil) (communication interne et externe, suivi du calendrier, respect des délais/validations, etc)

• Préparer les convocations, ordres du jour et documents nécessaires aux élus (contrôle administratif de leur complétude, des traductions, publication sur BOS et Editoria, ...etc.)
• Conseiller et accompagner les mandataires et services communaux dans la préparation administrative des dossiers soumis aux instances décisionnelles (respect des délais, formalisme, etc.)
• Donner les suites aux réunions des organes communaux (procès-verbaux, extraits, registres, publications sur le site internet, tutelle, jetons de présence, transcription interpellations,... )
• Coordonner la préparation des salles pour la tenue des séances des organes communaux en collaboration avec les autres services communaux
• Contribuer à l'amélioration continue des procédures, processus et outils du service dans le cadre de la digitalisation et de l'environnement informatique Sharepoint.
• Soutenir le secrétariat communal et la direction des affaires générales dans diverses tâches de secrétariat
• Assurer le suivi des courriers et demandes émanant d'organismes internes et externes (tutelle, asbl, intercommunales, informations aux élus, etc) PROFIL RECHERCHE - NIVEAU D'ETUDES ET D'EXPERIENCE
• Être titulaire d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type court (bachelier) donnant accès au niveau B
• Une expérience dans une administration publique ou dans le domaine juridique constitue un atout

COMPETENCES TECHNIQUES ET COMPORTEMENTALES - Bonne connaissance du fonctionnement des pouvoirs locaux ou capacité à l'acquérir rapidement

• Bonne capacité rédactionnelle et excellente maîtrise du français
• Connaissance des principes de droit administratif et des institutions communales
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams)
• La connaissance des logiciels de gestion des assemblées (BO Secrétariat) constitue un atout
• Organisation et rigueur
• Sens des responsabilités et discrétion
• Respect des délais
• Sens du service public
• Capacité à travailler en équipe et à gérer les priorités
• Résistance au stress lors des périodes de préparation des séances CONNAISSANCE LINGUISTIQUES - Vous maîtrisez parfaitement le français ou le néerlandais et avez une connaissance de l'autre langue (vous êtes en possession du brevet linguistique SELOR ou êtes disposé à l'obtenir) OFFRE Nous veillons à offrir un environnement de travail dynamique, diversifié et bienveillant et sommes attentifs à un bon équilibre entre vie privée et professionnelle. En nous rejoignant, vous bénéficierez notamment :
• D'un contrat à durée déterminée de 6 mois en 4/5ème (29h36/semaine)
• Un salaire conforme à l'échelle barémique B1 : 2.962,92€ bruts indexés/mensuel sans ancienneté
• D'une valorisation des années d'expérience sous certaines conditions : jusqu'à 6 ans pour le secteur privé et sans limite de temps pour le secteur public
• D'une prime de fin d'année
• D'un chèque-cadeau en fin d'année
• D'un pécule de vacances
• D'une prime linguistique (sous réserve du brevet Selor)
• D'un remboursement des frais de transport (abonnement STIB gratuit, indemnité kilométrique pour les déplacements à vélo et à pied...)
• De chèques-repas (valeur de 8€)
• D'un tarif préférentiel dans les hôpitaux Iris Sud
• De primes de mariage/cohabitation, naissance/adoption, pension, enfant en situation de handicap via le service social collectif...
• D'une assurance hospitalisation (formule étendue)
• D'un régime complémentaire de pension (2è pilier)
• D'une large possibilité de formations
• Nous sommes également affiliés au programme Benefits at Work. Il permet à nos collaborateurs de profiter de nombreuses réductions de prix sur les entrées dans les parcs de loisirs, les spectacles, dans les magasins (vêtements, décoration, électro...), sur les réservations de voyage, les assurances...