PUBLICATION DUN POSTE DADJOINT ADMINISTRATIF - H/F

Description

Présentation du service d'affectation

La Direction des Affaires Médicales assure l'accompagnement administratif et RH quotidien des médecins, pharmaciens, odontologistes et internes. De la signature du contrat à la préparation des éléments de paie, en passant par le suivi du temps de travail et de la permanence des soins (gardes et astreintes), la DAM veille à fournir aux praticiens un cadre d'exercice conforme, sécurisé et structuré.

Description synthétique du poste

Gestion des affaires médicales en binôme avec l'autre gestionnaire du service, sous la responsabilité d'un cadre.

Missions principales

GESTION DES PERSONNELS MEDICAUX, DES REMPLACANTS ET DES INTERNES

ET ETUDIANTS EN MEDECINE

• Accueil physique et téléphonique des personnels médicaux, y compris en formation
• Constitution et mise à jour des dossiers administratifs (papier, informatique)
• Sollicitation des avis réglementaires
• Rédaction des contrats, des attestations, des courriers divers
• Suivi des renouvellements de contrats, changements d'échelon, activité libérale, IESPE, .
• Suivi des demandes de poursuite d'activité, retraite, activité réduite, autorisations d'exercice
• Information et conseil sur les éléments ayant trait aux dossiers individuels
• Gestion, traitement et suivi des courriers des médecins
• Préparation, contrôle et suivi des tableaux de service et de garde en l'absence de l'assistante de direction
• Suivi et gestion du temps de travail, des absences, du temps additionnel et des comptes épargne temps
• Préparation et suivi des tableaux de paie pour transmission des éléments à la DRH
• Anticipation des demandes de remplacement
• Traitement et suivi des demandes de remboursement de frais de déplacements des personnels remplaçants
• Suivi des conventions relatives au personnel médical (mise à disposition, PST, AIG, .)
• Suivi des agréments des internes et étudiants, accueil, évaluation des stages et gestion administrative
• Classement et archivage
• Liaisons fonctionnelles
• Relations internes : corps médical, DRH, service de formation continue, présidence de la CME, .
• Relations externes : CNG, ARS, autres directions, Conseil de l'Ordre, Université, Trésor Public, .
• Liens hiérarchiques
• Agent placé sous la responsabilité du responsable des Affaires Médicales et de la Directrice des Affaires Médicales
• Conditions d'exercice
• Rythme de travail : 7h40 en journée
• Environnement de travail : bureau partagé avec binôme

Exigences relationnelles

• travail en équipe
• présenter un comportement approprié auprès du public ciblé (personnel médical)

Logiciels utilisés : Outlook, Excel, Word, Cpagei, eConnection, .

Profil recherché

Pré requis obligatoires

• Savoir gérer les relations avec les praticiens
• Être rigoureux et avoir le sens de l'organisation
• Respecter le secret professionnel et faire preuve de discrétion
• Savoir travailler en équipe
• Rédiger, mettre en forme
• Identifier, analyser et prioriser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel
• Savoir prendre des initiatives dans la limite de ses compétences
• Se former pour faire évoluer ses compétences

Pré requis souhaités

Une expérience en ressources humaines et/ou en statut des personnels médicaux serait un plus