Administratief medewerker - Service en planning

REMELS BV is een groeiende onderneming gespecialiseerd in het ontwerp en de installatie van verschillende HVAC projecten.

Om onze serviceafdeling op organisatorisch en administratief vlak verder te versterken, zijn we op zoek naar een enthousiaste medewerker Service Administratie & Planning.

In deze veelzijdige functie ben jij een belangrijke schakel tussen onze servicetechniekers, klanten en interne teams. Je zorgt ervoor dat de planning vlot verloopt, serviceaanvragen correct worden opgevolgd en administratie nauwkeurig wordt verwerkt. Dankzij jouw gestructureerde aanpak behoud je het overzicht en draag je bij aan een efficiënte en klantgerichte service.

Jouw verantwoordelijkheden

Als medewerker Service Administratie & Planning neem je onder andere volgende taken op

• Je maakt de dagelijkse planning van onze servicetechniekers op en zorgt voor een efficiënte opvolging.
• Je plant en coördineert afspraken met klanten en stemt deze af met de betrokken collega’s.
• Je registreert nieuwe serviceaanvragen en volgt deze op van aanvraag tot afhandeling.
• Je verwerkt werkbonnen, servicerapporten en klantgegevens nauwkeurig en tijdig.
• Je zorgt ervoor dat de nodige informatie en documenten beschikbaar zijn voor een correcte facturatie.
• Je staat in voor de administratieve opvolging van onderhoudscontracten.
• Je beheert klantendossiers en zorgt ervoor dat documenten en gegevens steeds correct en actueel zijn.
• Je houdt klanten op een professionele en klantgerichte manier op de hoogte van eventuele wijzigingen, vertragingen of aanpassingen in de planning.
• Je biedt administratieve ondersteuning aan servicetechniekers en collega’s binnen de serviceafdeling.
• Je merkt mogelijke knelpunten in de dagelijkse werking op en denkt actief mee over oplossingen en verbeteringen.
• Zowel voltijdse als deeltijdse kandidaten komen in aanmerking , we kunnen in overleg een uurrooster samenstellen dat voor iedereen werkbaar is.
• Ervaring met Plenion is een pluspunt