Office Management Mitarbeiter/in (m/w/d) (Kaufmännische Fachkraft)

Your mission Ihre Aufgaben umfassen

• Repräsentation des Unternehmens, Begrüßung von Besuchern, Annahme und Weiterleitung von Telefonaten in deutscher und englischer Sprache,
• Verwaltung und Betreuung des Konferenzraumes, Vorbereitung für die Gäste,
• Betreuung und Pflege der Küche: Verantwortung für die Sauberkeit und Ordnung in der gesamten Küche, einschließlich der Arbeitsflächen, Küchengeräte,
• Bearbeitung von Posteingängen, E-Mails und Telefonanrufen,
• Organisation von Kurierdiensten,
• Koordination von externen Dienstleistern (Bestellungen, Rechnungsfreigabe, Bearbeitung der Angebote),
• Unterstützung der Mitarbeiter bei der Planung und Buchung von Geschäftsreisen (Buchung der Flüge, Hotels, Reiseversicherungen),
• Verwaltung der Büroressourcen und Bestellungen von Büromaterialien,
• Organisation und Durchführung von internen und externen Events (Messe, Weihnachtsfeier, etc.)
• Ansprechpartner für die Hausverwaltung: Direkter Kontakt und Kommunikation mit der Hausverwaltung bei Fragen oder Anliegen rund um die Büro- oder Gebäudeverwaltung,
• Koordination und Organisation von Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten
• Zuordnung und Archivierung von Verträgen im Dokumentenmanagementsystem ELO oder einem vom Arbeitgeber bereitgestellten Ersatzsystem (nach entsprechender Einarbeitung).

Your profile

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation und Berufserfahrung in serviceorientierten Branchen,
• Erfahrung in einer Assistenz- oder Office-Management-Funktion von Vorteil,
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Kenntnisse der englischen und polnischen Sprache,
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, PowerPoint, Excel),
• Eigeninitiative, selbständiges Arbeiten,
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise

Why us?Wir bieten Ihnen ein attraktives internationales Arbeitsumfeld in einer Branche mit guten Entwicklungsperspektiven. Darüber hinaus bieten wir Ihnen das JobTicket und die Teilnahme am Edenred Card Benefit Programm. Unser Büro befindet sich im Zentrum von München und ist mit dem Fahrrad oder den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.

Wenn Sie Interesse haben, unser Team zu verstärken, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail an: <[email hidden]>

About us ORLEN Energy Trading is the international trading arm of the ORLEN Group, one of Europe’s largest energy companies. With offices in Munich and London, we are active in European energy trading and the global LNG market. Backed by ORLEN’s strong heritage and focus on innovation, our team delivers smart, customer-focused solutions and drives the energy transition across the region. Join us and be part of a dynamic company shaping the future of energy!