Empfangskraft / Office Assistenz (all genders) (Empfangskraft)

Zur Verstärkung unseres 4 - köpfigen Office - Management - Teams

suchen wir Sie als engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent,

Freundlichkeit und Serviceorientierung. In dieser vielseitigen Rolle

sorgen Sie dafür, dass alle Empfangstätigkeiten reibungslos

ablaufen, unterstützen Ihre Kolleginnen bei verschiedenen Aufgaben im Büroalltag und stellen die Funktionsfähigkeit unserer Räumlichkeiten sowie Arbeitsmittel sicher. Mit Ihrem professionellen und offenen Auftreten repräsentieren Sie unser Unternehmen gegenüber externen Gästen und tragen dazu bei, dass sich alle bei uns willkommen und gut betreut fühlen. Sie führen kleinere Rechercheaufgaben durch, holen Angebote ein und bereiten Entscheidungsvorlagen vor. Sie übernehmen die Kommunikation mit unseren Dienstleisterinnen (z. B. Handwerksbetriebe oder

Reinigungspersonal) und anderen externen Partnern. Zudem unterstützen

Sie das Team bei allgemeinen organisatorischen und administrativen

Aufgaben (z. B. vertretungsweise Office - Tour am Welcome Day) sowie

bei der Dokumentation und tragen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise

zur effizienten Büroorganisation bei. Ihr Profil: Sie bringen

Freundlichkeit und Freude im Umgang mit Menschen und unterschiedlichen

Zielgruppen mit. Sie haben Erfahrung in der Kommunikation mit

Anrufenden und bleiben dabei stets freundlich und lösungsorientiert.

Sie sind von Montag bis Freitag zwischen 09:00 und 17:00 Uhr

verfügbar – insgesamt für 25 Stunden pro Woche, idealerweise

verteilt auf fünf Wochentage. Sie behalten auch bei mehreren Aufgaben

gleichzeitig den Überblick und setzen Prioritäten richtig. Außerdem

bringen Sie eine hohe Servicebereitschaft sowie ein hohes Maß an

Selbstorganisation mit. Sie arbeiten gerne im Team, zeigen

Flexibilität und behalten auch in stressigen Situationen einen

kühlen Kopf. Sie verfügen über sehr gute Deutsch - und gute

Englischkenntnisse in Wort und Schrift und gehen sicher mit MS -

Office - ähnlichen Anwendungen (wir nutzen die Google Suite) um.

Wikimedia Deutschland unterstützt Diversität und Offenheit. Wir

werten Ihre Bewerbung nach Eignung und Qualifikation aus –

unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Staatsbürgerschaft,

Religion, politischer oder sonstiger Anschauung, Geschlecht, Alter,

Behinderung oder sexueller Identität oder Orientierung. Nennen Sie

uns auch gerne Ihre gewünschten Pronomen und/oder mit welchem

Wunschnamen Sie angesprochen werden möchten. Für unser Team Office

Management mit Sitz in Berlin suchen wir eine unbefristete

Empfangskraft / Office Assistenz (all genders) in Teilzeit mit 25

Wochenstunden ab dem 01.10.2026 oder später. Die Position ist als Vor

• Ort - Arbeitsmodell mit Präsenz von Montag bis Freitag in unserer

Geschäftsstelle in Berlin angelegt. Wikimedia Deutschland e.V. –

wir befreien Wissen! 2004 gründeten ehrenamtliche Wikipedia - Aktive

den gemeinnützigen Verein Wikimedia Deutschland in Berlin. Heute

zählen wir über 110.000 Mitglieder und rund 190 hauptamtliche

Mitarbeiterinnen. Freies Wissen führt zu einer gerechteren Welt. Die Wikipedia ist die bedeutendste Online - Wissenssammlung unserer Zeit: Allein die deutschsprachige Wikipedia hat knapp 1 Milliarde Seitenaufrufe pro Monat und umfasst aktuell 3 Millionen Artikel. Wir unterstützen die Ehrenamtlichen der Wikipedia und ihrer Schwesterprojekte, entwickeln freie Software wie z. B. Wikidata und setzen uns für den Zugang zu Wissen, die Öffnung von Bildung und Forschung sowie mehr Gemeinwohlorientierung in der Datenpolitik ein. Das bewirken Sie bei uns: Sie sind verantwortlich für Empfang, Betreuung, Bewirtung und Koordination von Gästinnen sowie den

Support unserer Mitarbeitenden (täglich ca. 5 Stunden innerhalb

unserer Bürozeiten: Mo.–Do. 09:00–17:00 Uhr, Fr. 09:00–14:00

Uhr). Sie bereiten unsere Meetingräume vor, unterstützen die

Aufrechterhaltung der allgemeinen Ordnung und Funktionalität der

Büroräume und sorgen dafür, dass alles reibungslos abläuft.