Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Institutssekretariat BWIM (Sekretär/in)

Die HKA ist eine der größten Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Sie steht für Vielfalt, Innovation, Nachhaltigkeit, internationale Ausrichtung, und das Miteinander – im Mittelpunkt ihrer Entwicklung stehen daher Studierende und Beschäftigte.

Am Baden-Württemberg Institut für Nachhaltige Mobilität (BWIM) ist zur Verstärkung unseres Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende unbefristete Stelle zu besetzen:

Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) Institutssekretariat BWIM

Kennzahl 6138 - 100 % Teilzeit

Das Baden-Württemberg Institut für Nachhaltige Mobilität (BWIM) ist der unabhängige Think- und Do-Tank zur aktiven Gestaltung der Mobilitätswende und entwickelt Strategien und Lösungsansätze für eine zukunftsfähige Mobilität in Stadt und Land: drittinteressenfrei und wissensbasiert. Dafür bündelt das BWIM als Forschungs- und Transferschnittstelle die Kompetenzen von neun Professuren an fünf Hochschulen mit einem interdisziplinären Team, u.a. aus Verkehrsplanung, Mobilitätsmanagement, Stadtplanung, Transportlogistik, Soziologie, Programmierung, Philosophie und Kommunikation.

Aufgabengebiet

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Terminkoordination, Korrespondenzführung, Erteilung von Auskünften, selbstständige Korrespondenz bei Standardvorgängen, Erstellung von Schreiben, Vorlagen und Zuarbeiten
• Unterstützung bei Veranstaltungen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
• Mitwirkung bei der Strukturierung, Dokumentation und Aufbereitung von Arbeitsständen, Ergebnissen und Entscheidungsgrundlagen
• Erstellung von Zuarbeiten für die Institutsleitung sowie stellvertretende Institutsleitung

Unser Angebot

• Langfristige Beschäftigungs- sowie Gehaltsperspektive mit regelmäßigen Tariferhöhungen und Einstufungen entsprechend der Berufserfahrung. Je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen erhalten Sie ein Gehalt nach Entgeltgruppe 6 TV-L. ( <https://oeffentlicher-dienst.info/c/t/rechner/tv-l/allg?id=tv-l-2026&matrix=1> )
• Zuschuss zum Job Ticket BW/Deutschland-Ticket, JobBike BW, Zusatzrente der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).
• Umfassende Leistungen einer familienfreundlichen Hochschule: Eltern-Kind-Raum, Zugang zum ganzheitlichen digitalen Beratungsangebot voiio.
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, bis zu 40% der Gesamtarbeitszeit mobil zu arbeiten.
• Sinnstiftende Tätigkeit mit sehr guten Entwicklungsmöglichkeiten in einem zukunftsorientierten Hochschulumfeld.
• Gute Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen.

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildungals Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement bzw. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss
• Erste Berufserfahrungim Sekretariat, vorzugsweise mit Erfahrung in einer Wissenschaftseinrichtung
• Sehr gute PC-Kenntnisse (u. a. Microsoft Office)
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
• Selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise, ausgeprägtes Zeit- und Selbstmanagement, hohe Eigenmotivation und Einsatzbereitschaft
• Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit, Organisationstalent, Serviceorientierung, Flexibilität, Teamfähigkeit

• Die Beschäftigung ist unbefristet.
• Bewerbungen werden ausschließlich online erbeten (über unser Bewerberportal) mit den üblichen Unterlagen – unter Angabe der Kennzahl – bis 04.09.2026.

Ansprechpartner für inhaltliche Fragen

• Prof. Dr.-Ing. Christoph Hupfer
• Tel.: +49 721 925-2666
• Prof. Dr. Claudia Hille
• Tel.: +49 721 925-2554

Ansprechpartnerin Personal

Katharina Pourvoyeur

Telefon +49 721 925-2328

Ansprechpartnerin zum Bewerbungsprozess

Sarah Flügel

Telefon +49 721 925-1051

Die Hochschule Karlsruhe ist bestrebt, den Anteil von Mitarbeiterinnen zu erhöhen; qualifizierte Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte die Vertrauensperson der Schwerbehinderten unserer Hochschule per E-Mail ( <[email hidden]> ).

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Bewerberportal!

<https://stellenangebote.extern-hs-karlsruhe.de/h3hcu> ( <https://stellenangebote.extern-hs-karlsruhe.de/h3hcu> )