Sekretariat (Sekretär/in)

Stellenausschreibung

Fachfrau / Fachmann für Bürokommunikation (m/w/d) in Teilzeit

Kleine Helden sucht Verstärkung für den Bereich Büroorganisation und Verwaltung.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, zuverlässige und gut organisierte Fachkraft für Bürokommunikation (m/w/d) in Teilzeit.

In dieser vielseitigen Position sorgen Sie dafür, dass unsere organisatorischen und administrativen Abläufe zuverlässig funktionieren. Sie sind eine wichtige Schnittstelle innerhalb unseres Teams und unterstützen insbesondere in den Bereichen Büroorganisation, Kommunikation, Terminmanagement sowie Personalverwaltung.

Ihre Aufgaben

Büroorganisation und Verwaltung

• Organisation und Koordination der allgemeinen Büroabläufe
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Ablage, Dokumentenverwaltung und digitale Datenpflege
• Erstellung und Bearbeitung von Schriftverkehr, Vorlagen und internen Unterlagen
• Pflege von Stammdaten, Listen und Übersichten
• Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Unterstützung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben

Kommunikation und Terminmanagement

• Telefonische und schriftliche Korrespondenz
• Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Anfragen
• Koordination und Überwachung von Terminen
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungen
• Kommunikation mit Mitarbeitenden, Familien, Ehrenamtlichen, Kooperationspartnern und weiteren Ansprechpartnern
• Unterstützung bei der internen Kommunikation und Informationsweitergabe

Personal und Verwaltung

• Administrative Unterstützung im Personalbereich
• Pflege und Verwaltung von Personalunterlagen
• Vorbereitung und Zusammenstellung personalbezogener Dokumente
• Verwaltung von Urlaubs-, Abwesenheits- und Arbeitszeitunterlagen
• Unterstützung bei Ein- und Austritten von Mitarbeitenden
• Terminüberwachung und administrative Begleitung personalbezogener Vorgänge
• Vertraulicher und datenschutzkonformer Umgang mit personenbezogenen Daten

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachkraft für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation, Verwaltung oder Sekretariat ist wünschenswert
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationsgeschick und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen
• Teamfähigkeit und gleichzeitig die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten
• Sensibilität im Umgang mit Familien und Menschen in unterschiedlichen Lebenssituationen

Was uns wichtig ist

Bei Kleine Helden stehen Menschen im Mittelpunkt. Deshalb wünschen wir uns eine Persönlichkeit, die nicht nur organisatorisch kompetent arbeitet, sondern auch Empathie, Wertschätzung und Verlässlichkeit mitbringt.

Sie sollten Freude daran haben, Verantwortung für Ihren Aufgabenbereich zu übernehmen, Abläufe mitzugestalten und das Team durch eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise zu unterstützen.

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in Teilzeit
• Einen vielseitigen Arbeitsplatz mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen
• Selbstständiges Arbeiten und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Kurze Kommunikations- und Entscheidungswege
• Zusammenarbeit in einem engagierten Team
• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem sozialen Umfeld
• Eine strukturierte Einarbeitung in die jeweiligen Aufgabenbereiche

Beschäftigungsumfang

Teilzeit

• Die genaue wöchentliche Arbeitszeit sowie die Verteilung der Arbeitszeiten werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens abgestimmt.
• Interesse?
• Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.