Schulverwaltung/Schulsekretariat (Sekretär/in)

Die Helene-Helming-Schule in Ahaus sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit für das Sekretariat in Teilzeit (bis zu 20 Stunden/Woche).

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination administrativer Abläufe im Schulalltag
• Unterstützung der Schulleitung in allen Verwaltungsangelegenheiten
• Erste Ansprechperson für Eltern, Schülerinnen und Schüler sowie externe Partner
• Kommunikation und Schnittstellenarbeit zum ehrenamtlich tätigen Vorstand
• Bearbeitung von Schriftverkehr sowie Telefon- und E-Mail-Korrespondenz
• Pflege und Verwaltung von Daten und Unterlagen
• Wertschätzender und zugewandter Kontakt mit den Kindern im Schulalltag

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
• Freundliches, verbindliches Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Finanzbuchhalterische Kenntnisse sind von Vorteil
• Freude am Umgang mit Kindern sowie die Bereitschaft, die pädagogischen Werte der Schule auch im Sekretariat aktiv mitzutragen

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem wertschätzenden schulischen Umfeld
• Zusammenarbeit in einem engagierten Team
• Familienfreundliche Arbeitszeiten im Rahmen des Schulbetriebs
• Eine verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum

Ergänzende Informationen

Anforderungen an den Bewerber

Grundkenntnisse: Zahlungsverkehr, Eingangsrechnung (bearbeiten etc.), Büromaterialverwaltung, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Auskünfte erteilen, Korrespondenz, Kunden-, Besucherempfang, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Einkauf, Beschaffung, Personalwesen, Ablage, Registratur, Postbearbeitung, Buchführung, Buchhaltung, Kundenberatung, -betreuung

Erweiterte Kenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, Büro- und Verwaltungsarbeiten