Office Manager (m/w/d) Teilzeit · 20 Std./Woche · Verden (Aller) (Kaufmännische Fachkraft)

Office Manager (m/w/d)

Teilzeit · 20 Std./Woche · Verden (Aller)

Über uns

Die Ahrens GmbH ist ein seit 1992 in Verden (Aller) ansässiges IT-Systemhaus. Mit einem erfahrenen Team betreuen wir mittelständische Unternehmen und Behörden in den Bereichen IT-Infrastruktur, IT-Beratung und Managed Services. In den letzten Jahren haben wir unser Leistungsspektrum um Consulting-Dienstleistungen sowie um die Integration von KI-Lösungen in bestehende IT-Landschaften erweitert. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (m/w/d) in Teilzeit.

Ihre Aufgaben

• Terminvergabe und -koordination
• Empfang und Kundenkommunikation, inkl. gelegentlicher Unterstützung im Empfangsbereich/Shop (z. B. Entgegennahme von Geräten – ohne technische Beratung)
• Erstellung von Angeboten und Bearbeitung von Kundenbestellungen
• Überwachung offener Rechnungen (OPOS) und Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
• Bearbeitung von Posteingang und Postausgang
• Allgemeine Bürokommunikation und Schriftverkehr
• Pflege von Ablagesystemen, Stammdaten und allgemeinen Dokumentationen
• Abwicklung interner Bestellabläufe und Retouren
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial
• Planung und Vorbereitung von Meetings und Besprechungsräumen
• Organisation von Geschäftsreisen
• Organisation und Bewirtung interner Firmenevents (z. B. Teamevents, Feiern)
• Ansprechpartnerin für Dienstleister sowie für Facility-Management-Themen (z. B. Reinigung, Instandhaltung)
• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung und des Managements

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer vergleichbaren Position von Vorteil
• Souveränes, freundliches Auftreten im Umgang mit Kunden und Kolleg:innen
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Grundkenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung wünschenswert
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Identifikation mit unseren Geschäftsprozessen und Zielen

Wir bieten

• Eine Teilzeitstelle mit 20 Std./Woche, Arbeitszeiten nach Absprache (idealerweise vormittags)
• Deutschlandticket
• Firmenfitness über Wellpass
• Regelmäßige Teamevents
• Arbeitgeberzuschuss zur privaten Altersvorsorge
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Eine tolle Teamatmosphäre in einem etablierten, zukunftsorientierten IT-Unternehmen

Kontakt

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Katrin Schmitt, HR Managerin

• Ahrens GmbH · Zollstr. 2b · 27283 Verden
• Telefon: +49 (4231) 951104-0 · E-Mail: <[email hidden]> · <www.ahrensgmbh.de>

Ergänzende Informationen

Anforderungen an den Bewerber

Grundkenntnisse: Buchführung, Buchhaltung

Erweiterte Kenntnisse: Büromaterialverwaltung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Telefondienst, Akten, Schriftgut verwalten, Postbearbeitung, Reiseorganisation, Terminplanung, -überwachung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Kundenberatung, -betreuung, Retourenbearbeitung