Réceptionniste (H/F)

Vos missions

1. Accueil physique

• Être attentif et disponible auprès de la clientèle ;
• Apporter les renseignements appropriés au profil de la clientèle ;
• Check-in et check-out ;
• S'assurer du règlement des factures ;
• Procéder aux diverses inscriptions (activités & repas).

1. Accueil téléphonique

• Répondre aux appels téléphoniques et les gérer en fonction de leur nature ;
• Remplissage des fiches options familles, groupes ;
• Envoi de documentations ;
• Répartition des appels ou transmission des messages aux services concernés.

1. Caisse accueil

• Utilisation de la caisse enregistreuse dans le cadre des ventes effectuées ;
• Transmission au secrétariat des caisses journalières accompagnée du ticket de contrôle pour enregistrement et remise au coffre de la recette ;
• Signalement de tout problème occasionné par les saisies et/ou différence de caisse ou de fond de caisse ;
• Gestion avec enregistrement sur bordereau des chèques ANCV. Validation en fin de mois du montant des chèques ANCV avec le secrétariat de direction avant envoi originaux à ANCV et copie à CAP FAMILLES ;
• Encaissement des factures de location de matériels de ski transmises par le magasin à ski.

1. Secrétariat

• Gestion et réponse aux mail ;
• Faire les options familles et individuels ;
• Edition hebdomadaire des fiches ménage ;
• Mise sous pli, classement du courrier et répartition du courrier arrivé et départ ;
• Classement des dossiers usagers familles et gestion des demandes de documentations familles & groupes ;
• Gestion et réponse aux mail ;
• Prise en charge de tâches ponctuelles émanant des services planning/facturation, communication, secrétariat et direction ;
• Approvisionnement des documentations et tarifs Familles et Groupes auprès des services planning, secrétariat et de la direction.

1. Espace Accueil

• Maintenir l'environnement de l'espace accueil vivant et à jour des informations prioritaires (fléchage, tableaux, documentations diverses, programme d'animation, bulletin météo, présentoir magazines, présentoir Cap France).

1. Divers

• Gestion de la mise en route et des inscriptions de l'espace SPA ;
• Suivi des effectifs journaliers et transmission aux services concernés ;
• Mise en place des pauses séminaires (l'après-midi) ;
• Mise en place de la signalétique intérieure (groupes/séminaires) ;
• Effectuer des ventes à distance par carte bancaire (logiciel sécurisé) ;
• Transmission de toutes informations utiles aux autres réceptionnistes par l'utilisation du tableau de liaison ;
• Gestion des jeux de sociétés proposés à la clientèle ;
• Maintien de la banque d'accueil et du bureau propres ;
• Gestion du parc des glacières (nettoyage, location et entreposage) ;
• Inventaires et gestion du stock de clés (chambres, appartements, salles, locaux.).

1. Gîtes

• Etats des lieux sortants & inventaires hebdomadaires en période de vacances scolaires ou période d'affluence ;
• Gestion des chèques de caution ;
• Inventaire général en fin de saison (annuel) et réassort si nécessaire de matériel.