Secrétaire administratif (ve) / agent d'accueil (H/F)

• L'association ADAFF recrute un(e) Secrétaire administratif(ve) / Agent d'accueil pour assurer des missions partagées entre deux services : un Centre Parental et un service DEOA.
• Vous contribuez au bon fonctionnement administratif des dispositifs tout en assurant un accueil de qualité auprès des usagers, partenaires et professionnels.
• Missions principales
• Au sein du Centre Parental

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes accueillies, des partenaires et des visiteurs.
• Réceptionner, enregistrer, distribuer et expédier le courrier et les courriels.
• Réaliser les travaux courants de secrétariat et de bureautique.
• Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents administratifs.
• Assurer le suivi administratif des dossiers des personnes accompagnées.
• Effectuer le classement et l'archivage des documents.
• Participer à la saisie de données statistiques et à la préparation des rapports d'activité.
• Apporter un soutien administratif aux équipes éducatives et à la direction.
• Participer à la gestion des fournitures et du matériel administratif.
• Assurer la gestion de la caisse en relation avec l'équipe de direction et le service comptable

Au sein du service DEOA

• Assurer un accueil adapté et bienveillant auprès d'un public en situation de précarité.
• Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des rendez-vous.
• Participer au suivi administratif des permanences d'accès aux droits.
• Saisir, actualiser et exploiter les données d'activité dans les outils statistiques.
• Constituer, mettre à jour, classer et archiver les dossiers administratifs.
• Rechercher et transmettre des informations utiles aux professionnels et aux usagers.
• Participer à la diffusion d'informations et d'outils de communication à destination des partenaires et du public.
• Assurer la gestion courante des ressources matérielles du service.

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique).
• Capacités rédactionnelles et administratives.
• Bonne organisation et rigueur.
• Sens des priorités et gestion des urgences.
• Maîtrise des techniques d'accueil téléphonique et physique.
• Aptitude au classement, à l'archivage et à la gestion des données.
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité.

Qualités attendues

• Qualités relationnelles et sens de l'accueil.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Écoute, patience et diplomatie.
• Réactivité, autonomie et esprit d'initiative.
• Capacité d'adaptation à des publics et contextes diversifiés.
• Sens du service et du travail en équipe

Formation

• Niveau BEP/CAP à Bac professionnel Secrétariat, Gestion-Administration ou équivalent.
• Une expérience dans le secteur social ou médico-social serait appréciée

• Attestation d'honorabilité indispensable.
• Contrat à temps partiel : 31.77 heures / semaine
• Poste basé à Carcassonne avec interventions sur les différents sites concernés.
• Convention Collective Nationale du 15 mars 1966.
• Travail en journée.
• Participation ponctuelle aux réunions de service.
• Déplacements ponctuels possibles dans le cadre des missions.