Assistant(e) Administratif(ve) Btp (H/F)

Pour l'un de nos clients basé à Saint Egrève nous cherchons un Assistant(e) Administratif(ve) BTP.

Misson principale : Organiser et coordonner la continuité administrative du démarrage des chantiers jusqu'à la réception des travaux, en assurant l'interface entre le service technique, les sous-traitants et les conducteur(rice) de travaux.

Responsabilités du poste : Assister dans la gestion et l'organisation administrative des activités de l'entreprise.

Liens hiérarchiques : L'Assistant(e) Administratif(ve) dépend du/de la Directeur(rice) des travaux.

Liens fonctionnels : La fonction implique de collaborer avec tous les membres de l'entreprise et plus particulièrement avec :

La direction

La direction des travaux

Les Conducteurs(trices) de travaux

Les chargés d'études

Les assistantes techniques

ACTIVITES ET TÂCHES

Accueillir et traiter les demandes des clients internes et externes

• Assurer l'accueil physique.
• Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse ou orienter vers le bon interlocuteur.
• Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs adéquats.

Organiser et assurer la gestion administrative de l'entreprise ou de l'activité

• Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (mail, courrier, .).
• Mise à jour des procédures et notes de service.
• Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité selon les procédures internes de classement et d'archivage.
• Veille, suivi et envoi de la prospection commerciale.
• Commande des fournitures de bureau.

Participer à la gestion et au suivi administratif des chantiers

• Préparation de la présentation et des annexes des classeurs des remises d'offres pour le service Etudes de prix.
• Demande et suivi des documents administratifs des sous-traitants.
• Elaboration des PV de réception et des PV de réception de levée de réserves.
• Dépôt des PV et suivi des signatures sur YOU SIGN .
• Préparation des enquêtes de satisfaction.
• Elaboration du marché de travaux des pièces communes.
• Réalisation des contrats provisoires et définitifs de sous-traitance.
• Dépôt et suivi des signatures sur YOU SIGN des contrats et avenants.
• Création des bons de commande sur YOOZ.
• Rédiger la facturation conception, et les acomptes de démarrage.
• Suivi de la facturation des clients.
• Réalisation du décompte général définitif client de chaque chantier.
• Assurer et suivre le tableau de reporting de l'activité à des fins de pilotage et coordination.
• Elaboration et suivi de la feuille vente et du tableau reporting de gestion financière de chaque chantier.

Savoir-faire

• Connaissances en gestion administrative.
• Connaissances des procédures d'appels d'offres.
• Compétences rédactionnelles.
• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word.

Savoir-être

• Polyvalence et adaptabilité.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.
• Faire preuve d'autonomie.
• Avoir l'esprit d'équipe.