About The Role

Accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du standard et messagerie avec transmissions des informations aux personnes concernées
Réception et tri du courrier et des mails

Réception et impression de la prescription
Création du dossier papier, informatique et tableau stagiaires
Impression des documents administratifs pour la constitution du dossier HSP
Contacte le futur stagiaire pour prise de rdv d'accueil avec demande de documents
Après le RDV d'accueil, scanne les documents à mettre dans le dossier informatique
Vérification du téléphone, mail, adresse.
Envoi d'un mail au prescripteur pour information d'entrée du stagiaire
Relance pour les documents manquants
Sortie stagiaire, courrier de sortie stagiaire+ attestation de présence+ mail au prescripteur
Archivage du dossier informatique et papier
Envoi un tableau des sorties à l'ASFODEP et envoi de mail pour des suspensions
Préparation des feuilles d'émargement pour le suivi région
Facturation des permanences auprès des financeurs/partenaires/clients

Élaboration de la convocation
Envoi par mail
Mettre en forme le compte rendu du conseil d'administration et le compte rendu de la réunion conseil d'administration et salariées

Commande des repas, courses, réservation de salles+ envoi d'un courrier confirmant la demande aux maires
Élaboration des commandes de fournitures administratives en consultant les besoins de chacun
Établissement de la commande par mail+ appel au fournisseur pour date de livraison
Réception et contrôle de la livraison, rangement
Gestion du stock par tableau et distribution des besoins de fourniture par demande
Gestion des clés des locaux

Élaboration des factures- Scan des émargements et de la facture et envoi par mail aux clients
Encaissement des cours, notation dans le tableau clients et dans le tableau fond de caisse
Vérification de la caisse

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Secrétaire administrative comptable (H/F)