Assistant administratif et commercial / Assistante administrative (H/F)

GUARDIAN ALARM, expert dans le domaine de la sécurité, est une société spécialisée dans l'installation et la maintenance de systèmes de sûreté : intrusion, incendie, vidéoprotection et contrôle d'accès. Composés d'une équipe de collaborateurs expérimentés, nous répondons aux besoins de nos clients tout en nous engageant à offrir des solutions de sécurité performantes dans un environnement en constante évolution.

VOS FUTURS MISSIONS

• Réceptionner, distribuer et notifier avec précision les appels téléphoniques ;
• Organiser, planifier et optimiser l'emploi du temps des techniciens de mise en service et câbleurs / monteurs (préparation des interventions de travaux) ;
• Organiser et suivre la réalisation des travaux selon critères des normes NF, règlement I7 APSAD et NF Service ;
• Consigner les comptes rendus de chantier et les diffuser à qui de droit ;
• Remonter l'ensemble des problèmes de planification terrain ;
• Faire le lien entre le Service Maintenance, le Bureau d'études et la logistique pour gérer les priorités des demandes clients ;
• Envoyer les dossiers d'exécution, techniques et d'ouvrages exécutés aux différents interlocuteurs et tracer l'envoi ;
• Traiter toutes les tâches inhérentes au suivi technique des dossiers clients et fournisseurs (intérimaires, location de machines) ;
• Rédiger les propositions commerciales (devis, dossier administratif pour appel d'offre, mémoire technique) après étude du chargé d'affaires;
• Etablir les facturations des affaires en cours ;
• Participer à la gestion des réclamations et à la remontée des informations clients ;
• Optimiser la gestion des flux de données entrants ;
• Collecter les informations de données de sortie travaux pour analyse rentabilité ;
• Assurer la mise à jour du tableau de bord et tableau de suivi du chiffre d'affaires mensuel ;
• Renseigner le tableau de suivi des devis ;
• Analyser le retour des fiches de missions et transmettre au technicien d'étude chiffrage ;
• Contribuer à l'optimisation de la satisfaction clientèle au travers d'une relation adaptée ;
• Respecter les objectifs qualité et participer à leurs améliorations permanentes ;
• Rédiger les demandes d'achats et suivre les approvisionnements sous la responsabilité du chargé d'affaires;
• Réceptionner, pointer et transmettre les fiches d'heures hebdomadaires des techniciens ;
• Effectuer diverses tâches administratives.

VOS CONNAISSANCES ET COMPETENCES

• Maitrise outils informatiques ;
• Bon relationnel ;
• Esprit rigoureux et organisé.

Jours et horaires de travail

• Du lundi au jeudi de 8h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h30
• Le vendredi de 8h00 à 12h00 et de 13h30 à 16h30

Avantages

• Plan d'Epargne Salariale
• Tickets restaurant