Assistant(e) d'Agence (H/F)

Au sein de notre agence, vos mission seront les suivantes

1. Assurer la gestion de l'administration du personnel

• Création et mise à jour des dossiers des salariés :

• Créer le dossier du salarié sur notre logiciel métier dans le respect des impératifs de recrutement.
• Mettre à jour les documents du salarié sur notre logiciel métier.
• Établir les cartes pros matérialisés.
• Suivre les visites médicales.
• Suivre les alertes (fin de validité carte pro/titre de séjour/diplômes) et informer son hiérarchique.
• Établir les DPAE.
• Établir les contrats de travail et les avenants de prolongation et informer l'opérationnel et le service RH du siège.
• Établir les avenants d'augmentation ou de réduction du temps de travail et informer l'opérationnel et le service RH du siège.

• Gestion des congés et des absences (AM/AT/PATER/MATER) :

• Mise à jour du logiciel de paie.
• Établir les déclarations obligatoires (DAT, attestation de salaire).
• Adresser aux IRP les DAT.
• Rédiger en cas de DAT les courriers de réserves éventuelles.

• Gérer les relations sociales individuels :

• Établir les demandes de justifications des absences.
• Établir les convocations aux entretiens disciplinaires.
• Planifier les RDV disciplinaires des opérationnels.
• Faire remonter les informations aux RH du siège.
• Être l'interlocuteur relais entre le service RH du siège et l'opérationnel.
• Assurer le suivi des courriers disciplinaires (suivi des LRAR, mise à jour du tableau de suivi dédié...).
• Assurer la gestion administrative des courriers à adresser aux instances ou aux salariés.

• Gérer les relations sociales collectives :

• Préparer les notes de frais et les fiches de présence pour les réunions du CSE et les faire signer aux élus.
• Faire remonter les fiches de présence et les NDF aux RH du siège .
• Imprimer les documents nécessaires aux réunions.
• Suivre l'affichage obligatoire de l'agence.
• Participer à des projets transversaux.

1. Assurer la gestion administrative

• Accueillir les visiteurs (salariés, clients .) :

Prendre en charge le standard téléphonique.

• Gestion administrative courantes :

• Gestion du courrier entrant et sortant.
• Rédiger les courriers administratif selon les demandes du hiérarchique ou du service RH du siège.
• Toutes tâches administratives à la demande du hiérarchique.
• Organiser les rendez-vous, réunions et/ou déplacements.
• Gestion des fournitures de l'agence (matériels de bureaux, tenues ).

• Gestion administrative des réunions :

Rédiger les comptes rendus de réunion.