Assistant(e) ADV & Gestion Administrative (H/F)

Le groupe RENOVIO, en plein essor régional, fédère un réseau d'entreprises expertes dans l'amélioration de l'habitat. Sa filiale CNA VENTILATION, basée à Orléans (45), est spécialiste du Génie Climatique et intervient sur les lots ventilation (VMC Simple et Double Flux, VMI, traitement de l'air) .

Pour accompagner sa croissance, CNA VENTILATION recrute un(e) Assistant(e) ADV / Gestion Administrative (H/F) en CDI, véritable pilier organisationnel de l'agence, en charge du suivi administratif, commercial, comptable et RH de la structure.

Ce que nous recherchons (liste non exhaustive)

Gestion administrative & suivi des dossiers clients

• Gérer les deux boîtes mails de la société.
• Assurer l'ouverture des dossiers commandes / CST clients, sur informatique et sur papier.
• Tenir à jour les documents administratifs de la société, sur les plateformes et pour les clients.
• Récupérer les attestations administratives de la société nécessaires aux dossiers clients.
• Constituer les dossiers des salariés pour les accès chantiers.
• Achats, fournisseurs & sous-traitance
• Tenir à jour les tableaux Excel fournisseurs.
• Facturation & suivi clients
• Établir les factures clients et assurer leur envoi.
• Assurer le suivi de la facturation client dans chaque dossier papier.
• Suivre les règlements clients.
• Gérer les dossiers véhicules.
• Gérer les frais des salariés : établir les remboursements et scanner les justificatifs pour la comptabilité.
• Gérer les réservations de déplacements des salariés (logements, billets de train, virements repas) et transmettre les informations aux salariés concernés.

Gestion du personnel

• Constituer les dossiers de sortie des salariés (STC, documents CIBTP).
• Réaliser les cartes PRO BTP des salariés.

Suivi & reporting

• Assurer le suivi des commandes clients en cours (fichier Excel, suivi sur Drive).
• Assurer le suivi du plan de charge (fichier Excel, suivi sur Drive).
• Compétences requises
• Expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire (ADV, gestion administrative), idéalement dans le secteur du bâtiment / travaux / CVC.
• Maîtrise de Google Drive et des outils Google (Docs, Sheets, Gmail), ainsi que des outils bureautiques classiques (Word, Excel).
• La connaissance du logiciel Graneet est un plus apprécié.
• Rigueur, organisation et polyvalence : vous savez gérer un périmètre large (administratif, achats, facturation, RH) et faire preuve d'autonomie.
• Discrétion et sens de la confidentialité, notamment sur les dossiers salariés et les données financières.
• Conditions du poste

Contrat : CDI

Rémunération : selon profil et expérience

Horaires : 35h, du lundi au vendredi

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre CNA VENTILATION et le groupe RENOVIO, c'est intégrer une structure à taille humaine, en forte croissance, où votre polyvalence et votre expertise administrative seront pleinement valorisées. Nous offrons un environnement de travail stimulant et la possibilité de contribuer activement à l'organisation et au développement de l'agence.