Secrétaire Commerciale Automobile (H/F)

Vous êtes en charge des missions suivantes

• Accueil de la clientèle / des fournisseurs / tenue du standard téléphonique,
• Facturation / encaissement,
• Gestion et suivi de dossiers spécifiques à un secteur d'activité : vente de véhicules / après-vente / marketing.,
• Application des procédures qualité en vigueur dans l'entreprise.

Réalisation d'activités de secrétariat

• o Tenue de planning / prise de rendez-vous,
• o Frappe de documents / de courriers / enregistrement de données,
• o Classement / archivage,

Extensions possibles dans la qualification

• o Enregistrement et traitement d'opérations comptables,
• o Vente de prestations, produits et accessoires,
• o Gestion de plusieurs ou de l'ensemble des dossiers spécifiques aux secteurs d'activité de l'entreprise.

Tâches principales

Traitement des nouveaux dossiers VN client

• o Contremarquer les nouvelles commandes au nom du client.
• o Saisir les acomptes en comptabilité.
• o Envoyer la lettre de confirmation de commande accompagnée de l'original du bon de commande et de la notice concernant les papiers à apporter le jour de la livraison.
• o Commander les voitures sur le logiciel
• o Tenir à jour le stock VN et la liste de stock vendeurs.
• o Remplir et disposer les étiquettes du planning.
• o Mise à jour du planning : suivi de l'avancement des véhicules.
• o Demande d'expédition des véhicules pour la livraison au client en fonction de la date prévue sur le bon de commande.
• o Classer les factures d'achat Volkswagen dans les dossiers VN.
• o Vérifier les dossiers de crédits avant envoi par télécopie aux maisons de financement, après la livraison, pour le règlement.
• o Enregistrer les déclarations de livraison VN.
• o Saisir les demandes d'extension de garantie. A réception des cartes de garantie, envoi aux clients.
• o A la fin de chaque mois, vérifier que les dossiers clients livrés contiennent les éléments nécessaires aux paies vendeurs.
• o Vérifier que les dossiers VN livrés et payés aux vendeurs sont complets, puis les classer par années et par ordre alphabétique.
• o S'occuper de la gestion de la clientèle (suivre la procédure mise en place).

Traitement des dossiers VO clients

• o Vérification des documents nécessaires : carte grise, feuille de reprise, non-gage.
• o Faire la déclaration d'achat par le SIV.
• o Remplir et disposer les étiquettes au planning.
• o Enregistrer les véhicules dans le logiciel.
• o Facturer les véhicules d'occasion livrés. Les enregistrer sur le Livre de Police. Saisie des garanties par internet
• o A la fin de chaque mois, sortir les dossiers pour les paies vendeurs en vérifiant s'ils sont complets.
• o Après les paies, s'assurer que les dossiers sont complets et les classer par ordre alphabétique.

Suivre les comptes

• o Prévoir et échelonner les dépenses VN.
• o Vérifier chaque jour les échéances.

Gestion des VD/VDR

• o Tenue des classeurs VD et VDR
• o Gestion des refinancements VD et VDR chez Volkswagen Finance et rachat dès qu'ils sont vendus.
• o Vérifier et informer le SAV des échéances pour les contrôles techniques.

Autres tâches

o Recherche des véhicules disponibles dans les autres concessions pour les conseillers commerciaux.

o Déclaration des véhicules livrés : clients, VD et VDR.

o Etablir la demande d'immatriculation.

o Etablir et envoyer les dossiers NOVETUD pour les transformations commerciales.

o Organisation des livraisons « province » des loueurs avec le préparateur VN/VO. Vérifier les factures du fournisseur.

Diplômé(e) d'une formation de niveau Bac+2 en secrétariat, gestion ou administration, vous disposez d'une expérience professionnelle confirmée de minimum 3 ans, acquise dans un poste similaire. Une expérience dans le secteur automobile est un plus.

• Vous maîtrisez les outils informatiques et le Pack Office.
• Autonome, vous êtes organisé(e) et savez gérer les priorités.