Assistant / Assistante de gestion d'entreprise (H/F)

Vous avez obtenu votre Bac dans le domaine administratif ou comptabilité et souhaitez préparer un BTS ou une formation de niveau supérieure en contrat d' APPRENTISSAGE (offre réservée au public de - 30 ans, sauf si RQTH)

Vos missions seront les suivantes

• Accueillir le public
• Répondre au téléphone
• Filtrer les appels
• Enregistrer le courrier arrivé et départ
• Classer les documents
• Archiver les documents
• Gérer le stock de fournitures
• Gérer la flotte automobile
• Saisir tous types de documents, lettre, rapport, note compte-rendu
• Récupérer les journaux et recherche des informations et des appels d'offres liés à notre activité
• Passer les commandes pour la fourniture de bureau et des EPI
• Améliorer les supports (contenu, mise en page, photos, .)
• Tenir à jour des documents administratifs (URSSAF, liste matériels, CV, attestations.)

Compétences techniques

1 - SUIVRE LA PARTIE COMMERCIALE ET COMPTABLE

• Demander la création d'un fournisseur au service achat
• Créer une demande d'achat
• Réceptionner les factures fournisseurs
• Transmettre les factures au services comptabilité

2 - REPONDRE AUX APPELS D'OFFRES

• Rechercher des appels d'offres
• Télécharger les dossiers
• Transmettre les informations au Responsable d'Agence
• Gérer le tableau de suivi des appels d'offres
• Préparer l'offre technique et financière :
• Préparer la partie administrative pour les co-traitants, les sous-traitants et pour le mandataire : DC1, DC2, DC4, les références et les CV etc.
• Compléter et mettre en forme les documents de la partie technique de l'offre comprenant : Acte d'engagement, mémoire technique, annexes

-Dépôt des offres sur les plateformes dématérialisées

• Suivre les appels d'offres déposés et préparer les réponses en phase de négociation : téléchargement / réponses

3 - RELANCER LES CLIENTS CONCERNANT LES FACTURES IMPAYEES

• Gérer le tableau des relances clients + mise à jour
• Relance par mail et par téléphone

• Logiciels maîtrisés : Windows - Word - Excel - Powerpoint
• Savoir-être : Discrétion Dynamique Réactivité Disponibilité Qualités relationnelles Bonne expression écrite -Rigueur et organisation