Customer Service Medewerker – Aftersales

Over ons

Surgeonious® levert sinds 1988 chirurgische instrumenten aan Belgische ziekenhuizen en privépraktijken. Onder ons tweede merk SurgeoCycle® bieden we herstel- en vervangservices aan.

Wij zijn een familiale KMO met een klein, hecht team. Dat betekent korte lijnen, snelle beslissingen en veel ruimte om je job zelf vorm te geven — maar ook dat je verantwoordelijkheid echt van jou is.

Als Customer Service Aftersales ben jij het aanspreekpunt voor onze servicedossiers: herstel, vervanging, bruikleen, demo en test — van aanvraag tot terugkoppeling aan de klant (hoofdverpleegkundigen CSA en OK).

Herstellingen die per koerier binnenkomen, beoordeel je zelf: je onderzoekt het instrument, maakt de offerte, volgt de goedkeuring op en zet ze om in een order. Je bent daarin de rechterhand van onze Product Advisor SurgeoCycle, die de herstellingen uit zijn klantbezoeken beoordeelt. Samen houden jullie één lijn in prijs en termijn.

Je verwerkt de verkoop- en aankooporders in Exact Online, houdt klantdata bij in HubSpot en handelt retouren en omruilingen af.

Je bent eigenaar van het klachtenproces: registreren, onderzoeken met de fabrikant en terugkoppelen binnen de afgesproken termijnen. Je bewaakt de traceerbaarheid en signaleert terugkerende patronen.

Je verwerkt inkomende en retourgoederen, maakt zendingen verzendklaar en voert voorraadtellingen door.

Je bent proceseigenaar van de SOP's rond klachten, herstelbeoordeling en traceerbaarheid, opgebouwd volgens ISO 13485 en de MDR.

Je vormt een duo met de Customer Service Medewerker Sales: elk je eigen rol, maar elkaars volwaardige back-up.

Wat verwachten we van jou?

Bachelor of gelijkwaardig door ervaring, met enkele jaren ervaring in klantendienst, dienst na verkoop of orderadministratie in een B2B-omgeving. Ervaring in de medische sector, met klachtenbehandeling of met een kwaliteitssysteem is een sterk pluspunt.

Je werkt vlot met ERP- en CRM-software en MS 365. Ervaring met Exact Online en HubSpot is mooi meegenomen.

Eigenaarschap. Je hebt geen sturing nodig om in beweging te komen. Je pakt vast, volgt op tot het af is, en meldt zelf wanneer iets niet lukt.

Transparante, to-the-point communicatie , intern en naar de klant. Bij een klacht is een eerlijk en helder bericht altijd sterker dan een vaag bericht — ook wanneer het nieuws minder goed is.

Klant- en oplossingsgericht. Je blijft rustig en zakelijk in een moeilijk gesprek en houdt de focus op de oplossing.

Technisch inzicht. Je vindt het boeiend om een instrument in handen te nemen, te bekijken wat eraan scheelt en te beoordelen of herstel zinvol is. Voorkennis van chirurgisch instrumentarium is een pluspunt, geen must — die opleiding krijg je bij ons.

Procesmatig. Je ziet waar het schuurt in een flow en verbetert die structureel in plaats van de fout elke keer opnieuw recht te trekken.

Commercieel. Service is bij ons ook business: je herkent in je klantcontact waar er nood is aan onderhoud, vervanging of een bijkomende dienst. Je signaleert dat niet alleen, je stelt voor en voert uit.

Je bent vlot in het Nederlands, goed in het Engels; Frans is een echte troef.

Werken in een klein team schrikt je niet af, en je bent er ook comfortabel mee om af en toe alleen op kantoor te zijn.