Office Manager (m/w/d) - 20h/Woche

Wir suchen eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d), die den Empfang, die Büroorganisation und den reibungslosen Ablauf unseres Teamalltags an unserem Standort im Herzen vom Prenzlauer Berg verantwortet. Du bist die zentrale Anlaufstelle für Kolleg:innen, Besucher:innen und Dienstleister und sorgst mit deinem Organisationstalent dafür, dass im Büroalltag alles rund läuft. Aufgaben Empfang & Front Desk Erste Anlaufstelle für Kunden und Besucher:innen vor Ort Sicherstellung der Clean-Desk-Policy Vorbereitung und Koordination von Meetingräumen Post & Archiv Annahme und Versand von Paketen und Post Scannen und Verteilen eingehender Post im Team Ablage wichtiger Dokumente im Archiv Schlüsselverwaltung Entgegennahme, Bestellung und Versand von Schlüsseln Führen und Aktualisieren des Schlüsselprotokolls IT-Ausstattung Bestellung von IT-Ausstattung und Zubehör für Mitarbeitende Beantragung von eSIMs für Mitarbeitende Büromaterial & Bestellungen Bestellung von Druckerpapier, Toner, Druckerpatronen, Umschlägen und Laminierfolien Überwachung des Lagerbestands und Definition von Mindestmengen Food & Drinks Bestellung von Getränken Organisation von frischem Obst Ordnung in Küche und Kaffeebereich, inkl. Kühlschrank Facility Management Bestellung von Hygieneartikeln und Reinigungsmitteln Koordination kleinerer Reparaturen Pflege der Büropflanzen Onboarding & Team-Support Vorbereitung der Ausstattungs-Checkliste für neue Mitarbeitende Anmeldung der Software-Zugänge vor dem ersten Arbeitstag Koordination des Offboardings von Mitarbeitenden (Geräte, Schlüssel, Zugänge) Unterstützung bei Teamevents, Catering und Reisebuchungen Finanzbuchhaltung Sammlung und Vorbereitung von Bewirtungsbelegen für die Buchhaltung Qualifikation Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Erste Erfahrung im Office Management, Front Desk oder einer vergleichbaren Position von Vorteil Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise Freundliches, verbindliches Auftreten im Umgang mit Kolleg:innen, Kunden und Dienstleistern Hands-on-Mentalität und Freude daran, viele kleine und größere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil Benefits Kein Mirco-Management: Sehr eigenverantwortliches Arbeiten Teamwork: Vor Ort erwartet dich ein dynamisches und aufgeschlossenes Team, welches eine gute Einarbeitung gewährleistet und dir bei allen Fragen zur Seite steht Gym Membership, Ralph Events, regelmäßige Lunches und vieles mehr.