Assistenz für die Abteilungsleitungen (w/m/d) (Stuttgart)

Am Institut für Verbrennungstechnik gestalten wir die Zukunft von Energie und Mobilität. Unsere 100 Mitarbeitenden aus verschiedenen Disziplinen optimieren technische Verbrennungsprozesse mit Hilfe von numerischen Modellen, modernen experimentellen Techniken und chemisch-kinetischen Methoden. Alternative, klimaneutrale und synthetische Brennstoffe (Brenn-, Kraft- und Treibstoffe) in flüssiger und gasförmiger Form sind ein zentrales Forschungsgebiet des Instituts. Das erwartet dich: sinnstiftende Arbeit in einem Forschungsinstitut mit hoher gesellschaftlicher Relevanz abwechslungsreiche Tätigkeit voller Gestaltungsspielräume Zusammenarbeit mit internationalen Kolleginnen und Kollegen Mitwirkung am Aufbau einer nachhaltigen Energieversorgung für die Zukunft Deine Aufgaben: Du bearbeitest ein- und ausgehende Korrespondenz für die Abteilungsleitungen in deutscher und englischer Sprache Du organisierst Besprechungs-Termine für die Abteilungsleitungen inkl. Raumbuchung und ggf. Bewirtung Du organisierst, koordinierst und begleitest Meetings und Arbeitssitzungen – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung Du erstellst und prüfst Berichte, Präsentationen und Dokumente in deutscher und englischer Sprache, führst Inhalte zusammen und sorgst für eine professionelle Darstellung Du planst, organisierst und bereitest Dienstreisen vor und nach Du vertrittst die Assistenz der Institutsleitung Das bringst du mit: abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung praktische, mehrjährige Berufserfahrung in der Abwicklung von Büroprozessen und in der Assistenz sehr gute Kommunikationskompetenz in der englischen und deutschen Sprache in Wort und Schrift Beherrschung gängiger PC-Anwendungen (MS Office) und Kommunikationsmittel Kenntnisse und Erfahrung im Veranstaltungsmanagement Fähigkeit und Erfahrung im Umgang mit Regelwerken und Gesetzen Grundverständnis für Wirtschaftlichkeit (Fähigkeit Kosten-Nutzen-Abwägungen vorzunehmen) Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis Entgeltgruppe 9a TVöD. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen! Fragen zu dieser Position ( Kennziffer 5151 ) beantwortet dir gerne: Melanie Herbst Tel.: +49 711 6862 209