Chargé logistique et évènementiel F/H

Nous recherchons notre Chargé de la logistique et événementiel F/H pour rejoindre notre Ecole, Paris School of Business, située à Paris 5, dans le cadre d’un CDI à pourvoir rapidement.

Missions principales

1. Gestion des services généraux et de la vie du campus sur les espaces alloués à PSB

• Assurer le bon fonctionnement des espaces alloués à PSB sur le campus, en gérant au quotidien la remise en état des salles de classes (manutention bureaux, pupitres...)
• Gérer les demandes des occupants et assurer leur suivi via les outils de ticketing
• Organiser et coordonner les interventions des prestataires (maintenance, nettoyage, sécurité, manutention, accueil, etc.)
• Superviser les déménagements internes, aménagements de bureaux et mouvements de mobilier
• Assurer le suivi des commandes de fournitures, consommables et équipements
• Veiller à la qualité des prestations fournies
• Assurer l’optimisation et le rangement des espaces de stockage notamment copies d’examen, goodies, brochures, kakemonos, mobilier, ...)

1. Logistique et organisation des événements

• Organiser des réunions et gérer la logistique des manifestations et événements internes, représentant 300 occurrences par année académique en moyenne
• Coordonner la mise en place des espaces, du mobilier et des équipements nécessaires
• Gérer les commandes associées aux événements (plateaux-repas, buffets, petits-déjeuners, matériel, signalétique)
• Assurer un support opérationnel lors des événements institutionnels et collaboratifs
• Garantir la disponibilité et la bonne configuration des salles de réunion et espaces événementiels

1. Maintenance et relations prestataires

• Participer à l'identification des besoins de travaux et d'aménagement en collaboration avec l’équipe du Delta
• Faire les demandes de devis auprès de l’équipe du Delta et suivre les interventions validées sur les travaux engagés pour PSB
• Faire régulièrement des points avec l’équipe du Delta afin d’obtenir un suivi clair des actions en cours et à venir
• Contrôler la bonne réalisation des demandes faite à l’équipe du Delta

1. Sécurité, sûreté et conformité en collaboration avec la direction du campus Delta

• Participer à l'application de la réglementation ERP et des obligations de sécurité
• Participer à l’organisation et le suivi des exercices d'évacuation
• Participer à la planification des formations obligatoires (SST, EPI, guide-file, serre-file, manipulation extincteurs, etc.)
• Être un relais opérationnel lors des contrôles réglementaires et commissions de sécurité
• Contribuer aux actions santé, sécurité et environnement (HSE)

1. Gestion administrative et budgétaire

• S’assurer du bon suivi des commandes, factures, devis Services généraux avec l’équipe du Delta
• S’assurer du suivi et de la validation budgétaire avec les services concernés et la secrétaire générale
• Réaliser les reportings d'activité et tableaux de suivi.
• Contribuer à l'optimisation des coûts et à l'amélioration continue des prestations

1. Communication et support aux utilisateurs

• Accueillir les fournisseurs, prestataires et intervenants extérieurs.
• S’assurer de la bonne communication auprès des occupants concernant les travaux, incidents ou évolutions du campus
• Être l'interlocuteur de proximité sur toutes les questions liées aux moyens généraux
• Participer à l'amélioration de l'expérience des collaborateurs, étudiants et visiteurs

Profil recherché

Formation

• Bac +2 à Bac +3 en gestion des services généraux, logistique, gestion administrative, facility management ou équivalent

Expérience

• Première expérience significative dans les services généraux, la logistique, l'environnement de travail ou la gestion de site

Compétences techniques

• Gestion des prestataires et fournisseurs
• Organisation logistique et événementielle
• Connaissances des règles de sécurité en ERP
• Suivi budgétaire et administratif
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et des outils de ticketing

Qualités personnelles

• Sens du service et excellent relationnel
• Organisation et rigueur
• Réactivité et autonomie
• Capacité à gérer les priorités
• Polyvalence et esprit d'équipe
• Goût pour les missions de terrain

• Salaire : entre 35 000€ et 40 000€ bruts annuels fixe + variable
• Adresse : 16 rue Claude Bernard & 10 rue des Lyonnais, 75005 Paris
• Accès : Metro Ligne 7, stations Censier-Daubenton et/ou Les Gobelins
• Horaires : 39h / semaine
• Avantages : Mutuelle (50%), Tickets Restaurant d’une valeur faciale de 9€ (60%), Remboursement du titre de transport Navigo (50%)